Cómo cualificar leads con n8n e IA (formulario + email → Google Sheets + alerta)

Si vendes servicios a empresas o a autónomos, conoces el problema: el formulario de la web y la bandeja de Gmail se llenan de peticiones. Algunas son oro («tenemos tres tiendas, presupuesto 3.000 €, queremos empezar ya»). Otras son ruido («vendemos SEO barato» o un bot que rellena todo). Si revisas cada una a mano, pierdes horas. Si no las revisas, se te escapan las buenas.

Con n8n (automatización visual), un poco de IA y Google Sheets puedes montar un filtro: cada contacto se puntúa según tu cliente ideal, se guarda en una hoja y solo te avisan los que merecen una llamada.

Qué vas a construir

El flujo hace esto con cada lead:

Recoge el contacto desde un webhook (formulario web) y/o desde emails que llegan a Gmail (presupuestos, «contacta con nosotros»).
Normaliza los datos (nombre, email, empresa, teléfono, presupuesto, mensaje) para que da igual de dónde vengan.
La IA puntúa de 0 a 100 según tu definición de cliente ideal y lo clasifica en caliente, templado, frío o spam, con el motivo y el siguiente paso recomendado.
Guarda una fila en Google Sheets con puntuación, categoría y resumen.
Si supera el umbral (70 por defecto), te manda un email de alerta con el resumen y los datos de contacto.

La IA no «adivina» el lead: solo ve lo que escribió. Tú decides los criterios. Eso es lo que hace útil el flujo.

Lo que necesitas

Una instancia de n8n con HTTPS.
Clave de OpenAI (u otro modelo compatible con el nodo de chat).
Credenciales Google Sheets OAuth2 y Gmail OAuth2.
Una hoja de Google con una pestaña Leads y cabeceras claras (fecha, origen, nombre, email, empresa, teléfono, presupuesto, puntuación, categoría, motivo, siguiente paso, resumen, mensaje).
Unos 40 minutos y una definición concreta de a quién sí y a quién no quieres vender.

Paso 1: define tu cliente ideal en un solo sitio

Antes de tocar nodos, escribe en un nodo de configuración:

Qué vendes y a quién.
Cliente ideal: sector, tamaño, zona, presupuesto mínimo, urgencia.
Señales negativas: agencias que te piden «colaborar», estudiantes, competencia, mensajes vacíos.
Umbral de «caliente» (por ejemplo 70) y el email donde quieres las alertas.
El ID de la hoja de Google (el trozo de la URL entre /d/ y /edit).

Sé concreto. «Empresas que quieran crecer» no ayuda a la IA. «Talleres o clínicas con 2–10 empleados en España, presupuesto a partir de 500 € y que digan cuándo quieren empezar» sí.

Paso 2: formulario (y opcionalmente Gmail)

Crea un nodo Webhook que acepte POST y copia la URL de producción. El formulario de tu web debe enviar algo así:

{"name":"Laura","email":"laura@empresa.com","company":"Clínica Norte","phone":"+34611…","budget":"1500","message":"Queremos automatizar citas en 3 sedes"}

Añade un campo trampa oculto para descartar bots.

Si también quieres cualificar emails de presupuesto, conecta un trigger de Gmail con una búsqueda acotada (por ejemplo, asunto con «presupuesto» o «contacto», o solo un buzón concreto). Un nodo de código unifica formulario y email al mismo formato. Si solo usas formulario, puedes omitir la rama de Gmail.

Paso 3: la IA puntúa el lead

Un nodo de chat recibe el mensaje del lead más tu configuración (CLIENTE_IDEAL, señales negativas, lo que vendes). El prompt pide una respuesta estructurada: puntuación 0–100, categoría (caliente / templado / frío / spam), motivo corto y siguiente paso (llamar hoy, enviar propuesta, archivar…).

Los pesos típicos en un prompt de este tipo suelen repartirse así: encaje con el cliente ideal, presupuesto/urgencia, calidad del mensaje y señales de spam. Ajústalos a tu negocio; no hay una fórmula universal.

Importante: pide a la IA que explique el motivo. Así, cuando revises la hoja, entiendes por qué un 82 no es un 45, y puedes afinar el prompt.

Paso 4: guarda en Sheets y alerta solo lo caliente

El nodo de Google Sheets añade una fila con todos los campos. No sustituye un CRM si tienes cientos de leads al día, pero para un negocio pequeño es suficiente y lo controlas tú.

Después, un IF: si la puntuación es mayor o igual al umbral, un nodo de Gmail te manda la alerta (nombre, email, teléfono, puntuación, motivo, siguiente paso y un extracto del mensaje). Los leads templados y fríos quedan en la hoja para revisar cuando quieras, sin interrumpirte.

Pruébalo con dos contactos

Uno ideal: varias sedes, presupuesto claro, urgencia («empezar este mes»). Debe salir puntuación alta, categoría caliente, fila en Sheets y email de alerta.
Uno malo: oferta genérica, sin presupuesto, o claramente spam. Debe quedar frío o spam, con fila pero sin alerta.
Revisa que origen (formulario / email) y el resto de columnas se rellenan bien.

Limitaciones honestas

La puntuación es orientativa. La IA solo ve lo que el lead escribe. Un buen cliente que escribe mal puede salir bajo; uno que copia un mensaje «perfecto» puede salir alto. Revisa los primeros 20–30 leads y afina CLIENTE_IDEAL.
El trigger de Gmail suele consultar cada minuto. El mismo email no se procesa dos veces, pero si cambias la búsqueda puede recoger mensajes recientes de días anteriores.
Mensajes muy largos conviene recortarlos (por ejemplo a unos miles de caracteres) para no gastar tokens de más ni saturar el prompt.
No sustituye tu criterio comercial. Es un filtro y un archivador, no un comercial autónomo.
El webhook es público. El campo trampa ayuda; si llega spam, añade autenticación por cabecera o un captcha en el formulario.

Ideas para ir más allá

Respuesta automática al lead caliente («Gracias, te llamamos hoy») con un nodo Gmail después del IF.
Sustituir o duplicar Sheets por HubSpot, Pipedrive o Notion (n8n tiene nodos para ellos).
Enlazar el formulario desde tu agente de WhatsApp con IA para que quien pregunte por precios reciba el enlace y entre ya cualificado.
Combinarlo con reservas en Google Calendar cuando el siguiente paso sea una demo o una primera reunión.

Atajo: el agente ya montado

Este flujo es uno de los ocho agentes del pack AgentKiosk: plantilla de n8n lista para importar, configuración en un solo nodo, prompt de puntuación, hoja con cabeceras, alerta por email y guía en PDF. Se ha importado y ejecutado de principio a fin en n8n con datos de ejemplo y servicios simulados; haz tus propias pruebas con tu hoja y tu Gmail antes de usarlo con clientes reales.

Si quieres empezar gratis, descarga el agente de WhatsApp y mira también 7 automatizaciones con IA para pequeños negocios.