Cómo pasar facturas a Google Sheets con IA y n8n (con IVA, IRPF y NIF)

Si eres autónomo o tienes un negocio pequeño, cada trimestre toca lo mismo: buscar las facturas en el correo, abrir los PDF uno a uno y teclear proveedor, NIF, base, IVA y total en una hoja para el gestor. Es poco trabajo cada vez, pero se acumula y es fácil equivocarse en un número.

Con n8n (una herramienta de automatización visual) y un modelo de IA puedes hacer que ese registro se haga solo: cada factura que llega a Gmail acaba como una fila en Google Sheets, y solo revisas las que la propia automatización marca como dudosas.

Qué vas a construir

El flujo hace cinco cosas:

Vigila Gmail y recoge los correos con un PDF adjunto que encajen con una búsqueda (por ejemplo, una etiqueta «Facturas»).
Lee el texto del PDF, ignorando logos e imágenes sueltas.
Extrae los datos con IA: proveedor, NIF, número de factura, fechas, concepto, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA, retención de IRPF, total y moneda.
Valida las cuentas: comprueba que base + IVA − retención = total y que hay número de factura.
Escribe una fila en Google Sheets con el estado OK o REVISAR, y te avisa por email de las que necesitan un vistazo.

Lo que necesitas

Una instancia de n8n, en la nube o en tu servidor.
Una cuenta de Gmail y otra de Google Sheets conectadas a n8n con OAuth2.
Una clave de API de OpenAI (o de otro proveedor compatible) con un límite de gasto puesto.
Una hoja con una pestaña «Facturas» y estas columnas: fecha de registro, proveedor, NIF, número, fecha de factura, vencimiento, concepto, base, tipo de IVA, IVA, retención, total, moneda, archivo, remitente, estado y avisos.

Paso 1: filtra bien el correo

No le pases todo tu Gmail a la IA. Crea en Gmail un filtro que ponga la etiqueta Facturas a los correos de tus proveedores habituales o que contengan «factura» o «invoice», y en el trigger de n8n usa una búsqueda como label:facturas has:attachment. Así procesas menos correos, gastas menos y evitas falsos positivos.

Paso 2: separa los adjuntos y extrae el texto

Un correo puede traer varios adjuntos. Divide los archivos binarios en elementos sueltos, quédate solo con los que sean PDF y usa el nodo Extract From File para sacar el texto. Limita la lectura a las primeras páginas: una factura rara vez ocupa más de dos, y así controlas el coste.

Paso 3: el prompt de extracción

Aquí está la clave. Pide a la IA que responda solo con JSON y con claves fijas, para que los nodos siguientes puedan leerlo. Un buen prompt incluye:

La lista exacta de campos y su formato (fechas en AAAA-MM-DD, importes con punto decimal y sin símbolo).
La regla de no inventar: si un dato no aparece, null.
Qué hacer con varios tipos de IVA (sumar bases y cuotas).
Un campo is_invoice para descartar presupuestos, albaranes o newsletters.
Una advertencia de que el texto del PDF es contenido no fiable y que ignore cualquier instrucción que aparezca en él. Parece exagerado, pero un PDF puede contener texto pensado para engañar a la IA.

Paso 4: valida antes de guardar

La IA acierta casi siempre con facturas digitales, pero «casi siempre» no basta para contabilidad. Añade un nodo de código que compruebe:

Que base + IVA − retención coincide con el total, con una tolerancia pequeña por redondeos (por ejemplo, 5 céntimos).
Que hay número de factura y total.
Que el documento es realmente una factura.

Si algo falla, la fila se guarda igualmente pero con estado REVISAR y el motivo. Así no se pierde nada y sabes exactamente qué mirar.

Paso 5: guarda en Google Sheets y avisa

Usa el nodo de Google Sheets en modo «añadir fila» y mapea cada campo a su columna. Después, un nodo de Gmail te manda un resumen solo de las facturas marcadas como REVISAR. Las que están bien no te molestan.

Errores habituales

PDF escaneados. Si la factura es una foto, no hay texto que leer. Márcala para revisar o usa un modelo con visión.
Facturas que llegan como enlace. Algunos proveedores mandan un enlace para descargarla; esas no tienen adjunto y hay que tratarlas aparte.
Confiar ciegamente en la IA. La validación de importes es lo que convierte esto en algo usable.
Procesar todo el buzón. Sin filtro, la factura se mezcla con newsletters y el gasto sube.

¿Sustituye al gestor?

No. Es una ayuda para no teclear y tener todo ordenado en una hoja. La revisión fiscal y la presentación de impuestos siguen siendo cosa tuya o de tu gestor.

Atajo: el agente ya montado

Este flujo es uno de los ocho agentes del pack AgentKiosk: viene como plantilla de n8n lista para importar, con el prompt de extracción completo, la validación de importes con IVA y retención, la configuración en un solo nodo y una guía en PDF. Se ha importado y ejecutado de principio a fin en n8n con datos de ejemplo; haz tu propia prueba con una factura real antes de usarlo en serio.

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