Cómo responder reseñas de Google con n8n e IA (borrador → tú apruebas)

Una reseña de 1 estrella sin respuesta se queda ahí meses. Una de 5 estrellas sin «gracias» también. Responder sube la confianza y el ranking local, pero si tienes un taller, una clínica o un comercio, no siempre puedes parar a redactar cada respuesta con calma. El resultado: contestas tarde, con prisa, o no contestas.

Con n8n, un poco de IA y Gmail (o Google Sheets) puedes montar un agente que redacta el borrador en cuanto llega una reseña. Tú solo lees, retocas si hace falta y apruebas. La voz es la tuya; la decisión de publicar sigue siendo tuya.

Qué vas a construir

Cada vez que llega una reseña nueva, el flujo hace esto:

Detecta la reseña (email de alerta de Google Business Profile, fila nueva en una hoja, o webhook desde una herramienta que sincronice reseñas).
Normaliza los datos: estrellas, texto, nombre del autor, idioma, fecha y enlace al negocio.
La IA redacta una respuesta con tu voz de marca: agradece lo positivo, reconoce el problema si es negativo, no discute en público y propone un siguiente paso concreto (llamar, escribir al email de soporte…).
Te envía el borrador por email (y opcionalmente lo guarda en Sheets con estado «pendiente»).
Tú apruebas (respuesta al email, botón o cambio de estado en la hoja). Solo entonces el flujo publica o te deja el texto listo para pegar en Google.

Lo crítico: no publica solo. Un borrador mal interpretado en una reseña de 1 estrella hace más daño que callar un día.

Lo que necesitas

Una instancia de n8n con HTTPS.
Clave de OpenAI (u otro modelo compatible con el nodo de chat).
Credenciales Gmail OAuth2 (y, si quieres archivo, Google Sheets OAuth2).
Acceso a las reseñas: lo más simple es el email de notificación de Google Business Profile; si ya usas una app que las vuelca a Sheets, mejor aún.
Unos 40 minutos y 4–5 frases que suenen a ti (cómo das las gracias, cómo pides disculpas, qué nunca dirías en público).

Paso 1: define tu voz y tus reglas en un solo sitio

Antes de la IA, rellena un nodo de configuración:

Nombre del negocio y sector (peluquería, clínica, restaurante…).
Voz de marca: 3–5 rasgos concretos. «Cercana, breve, sin tecnicismos, de tú» funciona; «profesional y amable» es demasiado vago.
Reglas duras: no discutir hechos en público; no pedir que cambien la nota; no inventar compensaciones; si es 1–2 estrellas, reconocer el problema y ofrecer contacto privado; si es 4–5, agradecer y reforzar un detalle que mencionen.
Longitud máxima (por ejemplo 400–600 caracteres) y el idioma por defecto.
Email donde quieres los borradores y, si usas hoja, el ID de Google Sheets.

Cuanto más concreta sea la voz, menos retocarás. Si dudas, copia tres respuestas tuyas reales que te gusten y describe qué tienen en común.

Paso 2: captura la reseña

Tres caminos habituales (elige uno):

Gmail: un trigger busca emails de notificación de Google («Nueva reseña» / «New review»). Un nodo de código extrae estrellas, autor y texto del cuerpo o del HTML.
Google Sheets: si ya sincronizas reseñas a una pestaña Reseñas, un trigger de «fila nueva» arranca el flujo.
Webhook: una app de terceros (o la API de Business Profile, si la tienes montada) hace POST con JSON: {"stars":2,"author":"Laura","text":"…","url":"…"}.

Normaliza siempre al mismo formato interno: estrellas (1–5), texto, autor, idioma detectado, URL. Si el texto viene vacío (solo estrellas), la IA debe poder responder igual: un «gracias» breve en 5 estrellas o una invitación a contar qué falló en 1–2.

Paso 3: la IA redacta el borrador

Un nodo de chat recibe la reseña más tu configuración (VOZ_DE_MARCA, reglas duras, nombre del negocio). El prompt pide:

una respuesta lista para publicar (sin comillas ni prefijos),
un tono acorde a las estrellas,
un resumen interno de una línea (para el email de aprobación),
y una bandera de riesgo (ok / revisar): por ejemplo si la reseña menciona datos médicos, legales o acusaciones graves.

Pide a la IA que no invente disculpas sobre hechos que no aparecen en la reseña y que no prometa reembolsos ni descuentos si tú no lo has autorizado en la config.

Paso 4: te llega el borrador; tú apruebas

Un nodo de Gmail te manda: estrellas, texto original, borrador propuesto, bandera de riesgo y (si la hay) la URL de la reseña. Opcional: una fila en Sheets con estado pendiente.

Para aprobar tienes opciones sencillas:

Responder al email con OK o con el texto editado; un segundo flujo (o la misma rama con wait) publica o archiva.
Cambiar el estado en Sheets a aprobado / editado / descartado y que n8n lea esa celda.
Solo borrador: el flujo termina en el email y tú pegas a mano en Google Business Profile (válido si tienes pocas reseñas al mes).

Empieza por la opción solo borrador. Cuando confíes en el tono, añade la aprobación estructurada.

Pruébalo con tres reseñas

5 estrellas con detalle: debe salir un agradecimiento corto que cite algo concreto del texto.
1 estrella con queja clara: debe reconocer el problema, no pelear, y ofrecer un canal privado.
Solo estrellas, sin texto: debe responder de forma breve y segura, sin inventar el motivo.

Revisa que el email de aprobación llegue, que Sheets (si lo usas) guarde la fila y que nada se publique sin tu paso manual.

Limitaciones honestas

Google no siempre avisa al instante por email; puede haber retraso. Si necesitas minutos, mira sincronización por API o por Sheets.
La IA no conoce tu backoffice. Si la reseña habla de un pedido concreto, el borrador será genérico hasta que tú añadas el detalle al aprobar.
Reseñas en otro idioma: detecta el idioma y responde en el mismo, o fuerza el de tu negocio en la config.
Acusaciones graves o temas legales/sanitarios: la bandera revisar debe parar el piloto automático; esas las escribes tú.
No sustituye tu criterio. Es un redactor rápido con revisión humana, no un community manager autónomo.

Ideas para ir más allá

Guardar en Sheets un histórico (fecha, estrellas, borrador, texto publicado, tiempo de respuesta) para medir si contestas más rápido.
Avisar por WhatsApp o Slack además del email cuando sea 1–2 estrellas.
Combinarlo con el cualificador de leads si alguien deja una reseña positiva y pide presupuesto en el mismo mensaje.
Usar el reciclador de contenido para convertir reseñas 5 estrellas (con permiso y sin datos personales) en prueba social para LinkedIn o la newsletter.

Atajo: el agente ya montado

Este flujo es uno de los ocho agentes del pack AgentKiosk: plantilla de n8n lista para importar, voz de marca y reglas en un solo nodo, prompt de respuesta por estrellas, email de aprobación, hoja con estados y guía en PDF. Se ha importado y ejecutado de principio a fin en n8n con datos de ejemplo y servicios simulados; haz tus propias pruebas con reseñas reales (o de prueba) antes de usarlo en tu ficha de Google.

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