Cómo avisar a tus clientes antes de que acabe la garantía de un producto con n8n e IA

Vendes un móvil, una caldera, un ordenador, unas gafas o un electrodoméstico y anotas la fecha de garantía… y se queda ahí. Meses después el cliente llama porque algo ha fallado y ya no hay cobertura, o peor: se ha ido a la competencia sin que le hayas ofrecido una extensión, una revisión o un servicio postventa.

En esta guía vas a montar en n8n un flujo que cada mañana revisa tus ventas en Google Sheets, detecta las garantías que vencen en los próximos 30 días y redacta con IA un aviso personalizado en Gmail. Tú revisas el borrador y lo envías.

Qué vas a construir

Un flujo de cinco pasos que funciona solo todos los días:

Disparador diario: un nodo Schedule Trigger se ejecuta a las 9:15.
Lectura de ventas: el nodo Google Sheets lee tu hoja «Garantías».
Filtro por fecha: un nodo Code se queda con las filas que vencen en 30 o 7 días y que no se han avisado ya en esa fase.
Aviso con IA: un nodo Basic LLM Chain escribe un correo cercano que recuerda el producto, la fecha de fin y qué puede hacer el cliente.
Borrador y registro: Gmail crea el borrador y Google Sheets anota la fase avisada en aviso_enviado.

Lo que necesitas

Una instancia de n8n (en la nube o instalada gratis en tu ordenador).
Google Sheets y Gmail conectados en n8n.
Una clave de API de OpenAI u otro proveedor de IA, con un límite mensual de gasto configurado en su panel.
Una hoja «Garantías» con estas columnas: cliente, email, producto, referencia, comprado_el (AAAA-MM-DD), garantia_hasta (AAAA-MM-DD), notas y aviso_enviado (vacía).

Paso 1: prepara la hoja de garantías

Lo importante es que garantia_hasta tenga siempre el mismo formato de fecha. Si vendes con plazos distintos (12, 24 o 36 meses), calcula esa fecha al registrar la venta y no la dejes a ojo. En notas puedes apuntar detalles útiles, como «incluye revisión anual» o «cliente prefiere WhatsApp».

Paso 2: disparador y lectura

Añade un Schedule Trigger diario a las 9:15 (revisa que la zona horaria del flujo, en Settings, sea Europe/Madrid). Conéctalo a Google Sheets → Get Row(s) apuntando a tu hoja «Garantías».

Paso 3: filtra las garantías que vencen pronto

Añade un nodo Code (modo Run Once for All Items) con este código:

const hoy = new Date(); hoy.setHours(0, 0, 0, 0);
const salida = [];
for (const i of $input.all()) {
  const c = i.json;
  if (!c.email || !c.garantia_hasta) continue;
  const dias = Math.round((new Date(c.garantia_hasta) - hoy) / 86400000);
  let fase = null;
  if (dias <= 7 && dias >= 0) fase = '7';
  else if (dias <= 30 && dias > 7) fase = '30';
  if (!fase || String(c.aviso_enviado) === fase) continue;
  salida.push({ json: { ...c, dias, fase } });
}
return salida;

Así cada cliente recibe como máximo dos avisos: uno un mes antes y otro la última semana. Si no vence nada, el flujo termina sin gastar IA.

Paso 4: redacta el aviso con IA

Añade un Basic LLM Chain con un modelo pequeño y barato (por ejemplo, gpt-4o-mini) y este prompt:

Eres quien atiende a los clientes de [NOMBRE DEL NEGOCIO]. Escribe un correo breve para
{{ $json.cliente }} recordando que la garantía de su producto "{{ $json.producto }}"
(referencia {{ $json.referencia }}) termina el {{ $json.garantia_hasta }}
(faltan {{ $json.dias }} días). Compra: {{ $json.comprado_el }}.
Notas: {{ $json.notas }}
- Tono cercano y profesional, en español, máximo 6 frases.
- Recuerda que aún está a tiempo de reclamar si hay algún fallo.
- Ofrece, sin inventar precios, una revisión o preguntar por una extensión si el negocio la ofrece.
- Termina invitando a responder a este correo.
- No inventes fechas, descuentos ni condiciones legales.
Devuelve solo el cuerpo del correo.

Los datos salen de tu hoja; la IA solo pone el tono. Si no ofreces extensiones de garantía, quita esa frase del prompt.

Paso 5: crea el borrador y marca el aviso

Conecta un nodo Gmail → Create Draft con el destinatario {{ $('Code').item.json.email }}, el asunto Tu garantía de {{ $('Code').item.json.producto }} termina pronto y el texto de la IA en el cuerpo. Usar borradores te deja revisar antes de enviar, igual que en avisos de renovación de contratos.

Después, un nodo Google Sheets → Update Row que busque por email + referencia y escriba la fase en aviso_enviado.

Cuando tengas confianza en los textos, puedes cambiar Create Draft por Send.

Cómo probarlo

Crea una fila de prueba con tu propio correo y un garantia_hasta dentro de 20 días.
Ejecuta el flujo a mano y comprueba que aparece el borrador y que aviso_enviado pasa a 30.
Ejecútalo otra vez: no debe crearse ningún borrador nuevo.
Cambia la fecha a dentro de 5 días y confirma que se prepara el segundo aviso.

Coste y buenas prácticas

Coste: cada aviso cuesta menos de una décima de céntimo en la API de IA.
Sé claro con la ley: el aviso no sustituye los derechos legales del consumidor; solo recuerda la fecha que tú tienes registrada.
Avisa de errores: activa un flujo de errores para enterarte si Gmail o la hoja fallan, como en gestión de errores en n8n.
Combínalo con conseguir más reseñas en Google unos días después de la compra, y con este aviso cerca del fin de la garantía.

Empieza con plantillas listas para importar

Si quieres tener ya montada la base de atención al cliente en n8n, descarga gratis el agente de WhatsApp o echa un vistazo al pack completo AgentKiosk: 8 agentes probados en español e inglés, con su workflow, su prompt y su guía, listos para importar y combinar con estos avisos de garantía.