Cómo avisar a tus clientes antes de que venza su contrato o servicio con n8n e IA

Muchos negocios pequeños viven de servicios que se renuevan: el mantenimiento de una caldera, una cuota anual de gimnasio, un seguro, un plan de soporte informático o la revisión de un vehículo. El problema es que la fecha de vencimiento suele estar apuntada en una hoja que nadie mira, y cuando te acuerdas el cliente ya ha contratado con otro.

En esta guía vas a montar en n8n un flujo que cada mañana revisa tus contratos en Google Sheets, detecta los que vencen en los próximos 30 días y redacta con IA un aviso de renovación personalizado en Gmail. Tú revisas el borrador y lo envías.

Qué vas a construir

Un flujo de cinco pasos que funciona solo todos los días:

Disparador diario: un nodo Schedule Trigger se ejecuta a las 9:00.
Lectura de contratos: el nodo Google Sheets lee tu hoja «Contratos».
Filtro por fecha: un nodo Code se queda con los contratos que vencen en 30 o 7 días y que no se han avisado ya en esa fase.
Aviso con IA: un nodo Basic LLM Chain escribe un correo cercano que recuerda qué incluye el servicio y cuándo vence.
Borrador y registro: Gmail crea el borrador y Google Sheets anota la fase avisada en aviso_enviado.

Lo que necesitas

Una instancia de n8n (en la nube o instalada gratis en tu ordenador).
Google Sheets y Gmail conectados en n8n.
Una clave de API de OpenAI u otro proveedor de IA, con un límite mensual de gasto configurado en su panel.
Una hoja «Contratos» con estas columnas: cliente, email, servicio, precio, vence_el (formato AAAA-MM-DD), notas y aviso_enviado (vacía).

Paso 1: prepara la hoja de contratos

Lo importante es que vence_el tenga siempre el mismo formato de fecha. En notas puedes apuntar detalles útiles para personalizar el mensaje, como «cliente desde 2021» o «prefiere que le llamen por la tarde». La columna aviso_enviado guardará 30 o 7 según el aviso que ya se haya preparado.

Paso 2: disparador y lectura

Añade un Schedule Trigger diario a las 9:00 (revisa que la zona horaria del flujo, en Settings, sea Europe/Madrid). Conéctalo a Google Sheets → Get Row(s) apuntando a tu hoja «Contratos».

Paso 3: filtra los contratos que vencen pronto

Añade un nodo Code (modo Run Once for All Items) con este código:

const hoy = new Date(); hoy.setHours(0, 0, 0, 0);
const salida = [];
for (const i of $input.all()) {
  const c = i.json;
  if (!c.email || !c.vence_el) continue;
  const dias = Math.round((new Date(c.vence_el) - hoy) / 86400000);
  let fase = null;
  if (dias <= 7 && dias >= 0) fase = '7';
  else if (dias <= 30 && dias > 7) fase = '30';
  if (!fase || String(c.aviso_enviado) === fase) continue;
  salida.push({ json: { ...c, dias, fase } });
}
return salida;

Así cada cliente recibe como máximo dos avisos: uno un mes antes y otro la última semana. Si no vence nada, el flujo termina sin gastar IA.

Paso 4: redacta el aviso con IA

Añade un Basic LLM Chain con un modelo pequeño y barato (por ejemplo, gpt-4o-mini) y este prompt:

Eres quien atiende a los clientes de [NOMBRE DEL NEGOCIO]. Escribe un correo breve para
{{ $json.cliente }} recordando que su servicio "{{ $json.servicio }}" vence el
{{ $json.vence_el }} (faltan {{ $json.dias }} días). Precio de renovación: {{ $json.precio }} €.
Notas sobre el cliente: {{ $json.notas }}
- Tono cercano y profesional, en español, máximo 6 frases.
- Explica en una frase qué pierde si no renueva, sin presionar.
- Termina ofreciendo responder a este correo para renovar o resolver dudas.
- No inventes descuentos, fechas ni condiciones.
Devuelve solo el cuerpo del correo.

Los datos (fecha y precio) salen siempre de tu hoja; la IA solo pone el tono y personaliza con las notas.

Paso 5: crea el borrador y marca el aviso

Conecta un nodo Gmail → Create Draft con el destinatario {{ $('Code').item.json.email }}, el asunto Tu {{ $('Code').item.json.servicio }} vence pronto y el texto de la IA en el cuerpo. Usar borradores te deja revisar antes de enviar, igual que en responder emails con borradores de IA.

Después, un nodo Google Sheets → Update Row que busque por email y escriba la fase en aviso_enviado. Cuando el cliente renueve, actualiza vence_el a la nueva fecha y vacía aviso_enviado.

Cuando tengas confianza en los textos, puedes cambiar Create Draft por Send para que los avisos salgan solos.

Cómo probarlo

Crea una fila de prueba con tu propio correo y un vence_el dentro de 20 días.
Ejecuta el flujo a mano y comprueba que aparece el borrador y que aviso_enviado pasa a 30.
Ejecútalo otra vez: no debe crearse ningún borrador nuevo.
Cambia la fecha a dentro de 5 días y confirma que se prepara el segundo aviso.

Coste y buenas prácticas

Coste: cada aviso cuesta menos de una décima de céntimo en la API de IA. Con cien contratos al año, el gasto es despreciable.
Respeta la privacidad: avisa solo a clientes con contrato en vigor y deja siempre una forma sencilla de responder.
Avisa de errores: activa un flujo de errores para enterarte si Gmail o la hoja fallan, como explicamos en gestión de errores en n8n.
Combínalo con el seguimiento de presupuestos para no perder ni clientes nuevos ni renovaciones.

Empieza con plantillas listas para importar

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