Cómo avisar a tus clientes antes de que acabe su periodo de prueba con n8n e IA

Un cliente prueba tu academia, tu SaaS o tu servicio… y el día que acaba la prueba no se ha enterado a tiempo. Tú pierdes la conversión y él cree que «ya no funciona» sin haber tenido la oportunidad de decidir con calma.

En esta guía vas a montar en n8n un flujo que cada mañana revisa un registro de periodos de prueba en Google Sheets, detecta los que vencen en 3 o 1 día y redacta con IA un aviso claro en Gmail. Tú revisas el borrador y lo envías.

Esto no es lo mismo que un aviso de renovación de suscripción: ahí el cliente ya paga y el plan se renueva; aquí aún está en prueba gratis (o trial de pago simbólico) y necesita decidir si continúa. Tampoco sustituye a un aviso de cobro fallido: ese llega cuando el cargo ya ha rebotado.

Qué vas a construir

Un flujo de cinco pasos que funciona solo todos los días:

Disparador diario: un nodo Schedule Trigger se ejecuta a las 9:20.
Lectura de trials: el nodo Google Sheets lee tu hoja «Periodos de prueba».
Filtro por días hasta el fin: un nodo Code se queda con las filas que vencen en ~3 o ~1 día y aún no han recibido el aviso de esa fase.
Aviso con IA: un nodo Basic LLM Chain escribe un correo cercano que resume el valor probado, indica la fecha de fin y facilita el enlace para activar el plan.
Borrador y registro: Gmail crea el borrador y Google Sheets anota la fase avisada en aviso_enviado.

Lo que necesitas

Una instancia de n8n (en la nube o instalada gratis en tu ordenador).
Google Sheets y Gmail conectados en n8n.
Una clave de API de OpenAI u otro proveedor de IA, con un límite mensual de gasto configurado en su panel.
Una hoja «Periodos de prueba» con estas columnas: cliente, email, producto, fecha_fin (AAAA-MM-DD), uso_resumen (opcional: qué ha usado), enlace_activar (opcional), notas y aviso_enviado (vacía o 1 / 2).

Puedes rellenar la hoja a mano al dar de alta un trial, o con otro flujo de n8n que escriba ahí cada alta. Esta guía asume que las filas ya están en Sheets.

Paso 1: prepara la hoja de periodos de prueba

Mantén fecha_fin con formato de fecha coherente y deja solo trials activos (archiva los ya convertidos o cancelados). En uso_resumen anota algo útil si lo tienes («3 clases reservadas», «12 facturas importadas», «habló con el agente 8 veces»); si no, déjalo vacío. En enlace_activar pon el enlace al checkout, portal o «activar plan»; si no tienes uno fijo, déjalo vacío. En notas apunta preferencias («prefiere WhatsApp», «pidió extensión», «empresa de 5 personas»).

Paso 2: disparador y lectura

Añade un Schedule Trigger diario a las 9:20 (revisa que la zona horaria del flujo, en Settings, sea Europe/Madrid). Conéctalo a Google Sheets → Get Row(s) apuntando a tu hoja «Periodos de prueba».

Paso 3: filtra los trials próximos a vencer

Añade un nodo Code (modo Run Once for All Items) con este código:

const hoy = new Date(); hoy.setHours(0, 0, 0, 0);
const salida = [];
for (const i of $input.all()) {
  const c = i.json;
  if (!c.email || !c.fecha_fin) continue;
  const fin = new Date(c.fecha_fin); fin.setHours(0, 0, 0, 0);
  const dias = Math.round((fin - hoy) / 86400000);
  if (dias < 0 || dias > 5) continue;
  const ya = Number(c.aviso_enviado || 0);
  let fase = null;
  if (ya < 1 && dias <= 3 && dias >= 2) fase = 1; // ~3 días
  else if (ya <= 1 && dias <= 1) fase = 2;         // hoy o mañana
  if (!fase) continue;
  salida.push({ json: { ...c, dias, fase } });
}
return salida;

Así cada trial recibe como máximo dos avisos. Si no hay nada pendiente, el flujo termina sin gastar IA.

Paso 4: redacta el aviso con IA

Añade un Basic LLM Chain con un modelo pequeño y barato (por ejemplo, gpt-4o-mini) y este prompt:

Eres quien gestiona altas de [NOMBRE DEL NEGOCIO]. Escribe un correo breve para
{{ $json.cliente }} avisándole de que su periodo de prueba de «{{ $json.producto }}»
termina el {{ $json.fecha_fin }} (quedan {{ $json.dias }} días).
Resumen de uso (si existe, menciónalo; si está vacío, no inventes actividad): {{ $json.uso_resumen }}
Enlace para activar el plan (si existe, inclúyelo; si está vacío, no inventes uno): {{ $json.enlace_activar }}
Notas: {{ $json.notas }}
- Tono cercano y profesional, en español, máximo 7 frases.
- Recuerda el valor de la prueba sin presión agresiva; invita a decidir con calma.
- Si hay enlace_activar, invita a activar el plan con un clic; si no, pide responder a este correo.
- No inventes precios, descuentos ni fechas que no estén en los datos.
Devuelve solo el cuerpo del correo.

Los datos salen de tu hoja; la IA solo pone el tono. Si tu pasarela (Lemon Squeezy, Stripe…) ya manda su propio email de fin de trial, usa este flujo como segundo aviso más humano o para trials que gestionas a mano.

Paso 5: crea el borrador y marca el aviso

Conecta un nodo Gmail → Create Draft con el destinatario {{ $('Code').item.json.email }}, el asunto Tu prueba de {{ $('Code').item.json.producto }} termina pronto y el texto de la IA en el cuerpo. Usar borradores te deja revisar antes de enviar, igual que en avisos de renovación de suscripciones o avisos de caducidad de tarjeta.

Después, un nodo Google Sheets → Update Row que busque por email + fecha_fin y escriba la fase en aviso_enviado.

Cuando tengas confianza en los textos, puedes cambiar Create Draft por Send.

Cómo probarlo

Crea una fila de prueba con tu propio correo y un fecha_fin dentro de ~3 días, con aviso_enviado vacío.
Ejecuta el flujo a mano y comprueba que aparece el borrador y que aviso_enviado pasa a 1.
Ejecútalo otra vez: no debe crearse ningún borrador nuevo (fuera de la ventana de fase 1).
Cambia fecha_fin a mañana (dejando aviso_enviado en 1) y confirma que se prepara el segundo aviso.

Coste y buenas prácticas

Coste: cada aviso cuesta menos de una décima de céntimo en la API de IA. Pon un límite mensual de gasto en el panel del proveedor.
No seas pesado: como máximo ~2 avisos por trial; si no convierte, anótalo y, si aplica, pasa a un flujo de reactivación de clientes inactivos más adelante.
No inventes enlaces ni precios: si enlace_activar está vacío, el prompt pide responder al correo.
Avisa de errores: activa un flujo de errores para enterarte si Gmail o la hoja fallan, como en gestión de errores en n8n.
Combínalo con avisos de renovación de suscripciones cuando el trial se convierte en plan de pago, y con avisos de caducidad de tarjeta si el cliente deja tarjeta para el primer cobro.

Empieza con plantillas listas para importar

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