Encuesta de satisfacción automática para clientes con n8n e IA

Casi ningún cliente descontento te lo dice. Simplemente no vuelve, o lo cuenta en una reseña de una estrella. Y los contentos, que serían tu mejor publicidad, tampoco dejan reseña si nadie se lo pide en el momento justo.

En esta guía montarás en n8n un flujo que envía una encuesta de dos preguntas al día siguiente de cada servicio, guarda las respuestas en Google Sheets, pide a la IA que resuma el comentario y detecte el motivo, te avisa al momento si alguien está descontento e invita a dejar reseña a quien puntúa alto. Tú solo lees los avisos y llamas a quien lo necesita.

Si ya respondes reseñas de Google con IA, este flujo trabaja un paso antes: detecta el problema cuando todavía puedes arreglarlo en privado.

Qué vas a construir

Dos flujos pequeños que comparten una hoja de cálculo:

Envío: un Schedule Trigger cada mañana lee en Google Sheets los servicios de ayer y manda por Gmail un correo con el enlace a la encuesta.
Respuesta: un n8n Form Trigger recoge la nota (0 a 10) y el comentario, un Basic LLM Chain lo resume y clasifica, se guarda en Sheets y un nodo IF decide qué pasa después: aviso urgente, petición de reseña o nada.

Lo que necesitas

Una instancia de n8n (en la nube o en tu servidor) con una URL pública, para que el formulario sea accesible.
Gmail y Google Sheets conectados a n8n con OAuth2.
Una clave de API de un proveedor de IA con un límite de gasto puesto.
Una hoja «Servicios» con columnas id, fecha, nombre, email, servicio y encuesta_enviada.
Una hoja «Respuestas» con id, fecha, nota, comentario, resumen, motivo y sentimiento.
El enlace para dejar reseña en tu ficha de Google Business Profile.

Paso 1: el formulario de la encuesta

Crea un flujo nuevo con un n8n Form Trigger. Ponle un título amable («¿Qué tal fue?») y solo dos campos:

Nota: número del 0 al 10, obligatorio. «¿Qué probabilidad hay de que nos recomiendes?»
Comentario: texto largo, opcional. «¿Qué podríamos hacer mejor?»

Añade un tercer campo oculto, id, que llegará en la URL del enlace (por ejemplo ?id=123) para saber a qué servicio corresponde cada respuesta. Si tu versión de n8n no admite campos ocultos, pide al cliente su email en un campo normal y cruza por ahí.

Menos es más: cada pregunta extra baja el número de respuestas. Dos preguntas se contestan en quince segundos desde el móvil.

Paso 2: enviar la encuesta al día siguiente

En otro flujo, un Schedule Trigger cada día a las 10:00. Después:

Google Sheets (Get Row(s)) en «Servicios», filtrando por fecha igual a ayer y encuesta_enviada vacío.
Gmail (Send) con un mensaje corto y personal:

Hola {{nombre}}, gracias por confiar en nosotros ayer. ¿Nos dedicas 15 segundos? Solo son dos preguntas: [enlace a la encuesta]. Nos ayuda mucho a mejorar.

Google Sheets (Update Row) marcando encuesta_enviada con la fecha, para no repetir nunca.

Envía desde tu dirección habitual, no desde una «noreply»: así, si el cliente prefiere contestar al correo, lo ves.

Paso 3: la IA lee el comentario

De vuelta en el flujo del formulario, si el comentario no está vacío, pasa los datos a un Basic LLM Chain con un prompt como este:

Eres el asistente de un pequeño negocio. Lee la nota (0–10) y el comentario de un cliente. Responde solo con JSON: {"resumen": frase de máximo 15 palabras, "motivo": uno de [precio, trato, puntualidad, calidad, otro, ninguno], "sentimiento": uno de [positivo, neutro, negativo], "urgente": true si el cliente menciona un problema sin resolver, una queja grave o pide que le llamen}. No inventes nada que no esté en el texto.

Activa Require Specific Output Format con un Structured Output Parser para que la respuesta llegue siempre con esos cuatro campos. Si no hay comentario, sáltate la IA y rellena motivo: ninguno con un Edit Fields (Set): ahorras llamadas.

Paso 4: guardar y decidir

Guarda todo con Google Sheets (Append Row) en «Respuestas». Después, un Switch con tres salidas:

Nota de 0 a 6 o urgente true: aviso inmediato por Telegram o Slack con nombre, servicio, nota y resumen. Llama tú, hoy. Una llamada a tiempo convierte muchas quejas en clientes fieles.
Nota de 9 o 10: espera un par de horas con un nodo Wait y envía por Gmail una invitación a dejar reseña con tu enlace de Google. Pídela solo a quien ya ha dicho que está contento y sin ofrecer nada a cambio: las normas de Google prohíben incentivar reseñas.
Nota de 7 u 8: no hagas nada automático. Esos comentarios son oro para mejorar; léelos en el resumen semanal.

Paso 5: resumen semanal

Un tercer mini flujo con Schedule Trigger los lunes: lee las respuestas de la semana, calcula la nota media y el porcentaje de cada motivo, y pide a la IA tres frases con lo que más se repite. Te lo manda por email. En un mes sabrás si tu problema es la puntualidad o el precio, con datos y no con intuición.

Para un informe más completo, mira cómo montar un informe diario con IA y adáptalo a periodicidad semanal.

Pruébalo sin riesgo

Añade tres servicios de prueba con fecha de ayer y tu propio email.
Ejecuta el flujo de envío a mano y comprueba que llegan tres correos y se marca encuesta_enviada.
Responde una encuesta con un 3 y «llegasteis una hora tarde», otra con un 10 y otra con un 8 sin comentario.
Comprueba: aviso urgente para el 3, invitación a reseña para el 10 y solo registro para el 8.
Cuando todo cuadre, activa los flujos.

Coste y límites

Coste: una llamada corta a la IA por respuesta con comentario. Para un negocio pequeño son pocas al día; revisa los precios actuales de tu proveedor de IA y de n8n.
Privacidad: guardas nombre, email y opinión. Menciónalo en tu política de privacidad, envía la encuesta solo a clientes reales y respeta a quien pida no recibir más correos.
Pocas respuestas al principio: es normal que conteste una parte pequeña de los clientes. Un asunto claro, un mensaje corto y enviarlo al día siguiente ayudan más que cualquier truco.
La IA resume, no decide: el aviso urgente te ahorra leer cien comentarios, pero la llamada al cliente es tuya.

Empieza con plantillas listas

Si quieres ahorrarte la configuración base de n8n e IA, descarga gratis el agente de WhatsApp o mira el pack AgentKiosk: 8 agentes listos para importar, incluidos un agente de atención al cliente PRO y uno de respuestas a reseñas de Google. Esta encuesta la montas al lado con los pasos de arriba y encaja con los dos: detectas a tiempo a quien no está contento y animas a dejar reseña a quien sí lo está.