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Cómo recibir un resumen diario de tu negocio con IA en n8n (paso a paso)
Guía sencilla para que n8n te envíe cada mañana un resumen escrito por IA con lo importante del día anterior: emails, reservas o ventas, por email o Telegram, usando el Schedule Trigger.
Muchos negocios pequeños tienen la información repartida: los emails en Gmail, las reservas en Google Calendar, las ventas o pedidos en una hoja de cálculo. Revisarlo todo cada mañana lleva tiempo, y lo urgente se mezcla con lo que puede esperar.
En esta guía montarás en n8n un flujo que, cada mañana a la hora que elijas, recoge los datos del día anterior, se los pasa a un modelo de IA y te envía un resumen corto por email o Telegram. Sin programar.
Qué vas a construir
Un flujo de cuatro piezas:
- Schedule Trigger: arranca el flujo solo, por ejemplo todos los días a las 8:00.
- Recoger datos: los nodos de Gmail, Google Calendar o Google Sheets traen lo que quieras resumir.
- Resumir con IA: un nodo de modelo de lenguaje convierte esos datos en cinco o seis líneas claras.
- Enviar: el resumen llega a tu email o a tu Telegram.
Paso 1: el Schedule Trigger
Crea un flujo nuevo y añade como disparador el nodo Schedule Trigger. En Trigger Interval elige Days, deja 1 día entre ejecuciones y pon la hora (por ejemplo, 8) y el minuto.
Un detalle importante: revisa la zona horaria. En Workflow Settings (Ajustes del flujo) puedes fijar la Timezone del flujo. Si tu servidor está en otro país y no la ajustas, el resumen puede llegarte a una hora rara.
Recuerda que el Schedule Trigger solo funciona solo cuando el flujo está activado (o publicado, según tu versión de n8n). Mientras lo construyes, pruébalo a mano con el botón de ejecutar.
Paso 2: recoge los datos del día anterior
Elige una o varias fuentes. Empieza con una y añade más cuando funcione:
- Emails: el nodo Gmail con la operación de obtener varios mensajes (Get Many) y un filtro de búsqueda como
newer_than:1d. Así solo trae los del último día. - Reservas: el nodo Google Calendar para obtener los eventos de hoy. Encaja con el flujo de reservas con Google Calendar.
- Ventas o pedidos: el nodo Google Sheets para leer las filas de tu hoja. Si ya usas la extracción de facturas a Google Sheets, esa misma hoja sirve.
Cada nodo devuelve muchos elementos (un email, un evento o una fila por elemento). Para que la IA los lea de una vez, añade después un nodo Aggregate, que junta todos los elementos en uno solo. Así haces una sola llamada al modelo en lugar de una por email, que es más rápido y más barato.
Consejo: quédate solo con los campos útiles (remitente, asunto, un trozo del texto, hora, importe). Cuanto menos texto le mandes a la IA, mejor resumen y menos coste.
Paso 3: resume con IA
Añade un nodo de modelo de lenguaje, por ejemplo Basic LLM Chain con tu modelo conectado (OpenAI, Anthropic, Gemini u otro). En el mensaje mete los datos del nodo anterior y unas instrucciones claras. Un ejemplo que funciona bien:
Eres el asistente de un pequeño negocio. Con los datos de abajo, escribe un resumen en español de máximo 6 líneas. Empieza por lo urgente (clientes esperando respuesta, quejas, pagos). Después, las citas de hoy con su hora. Termina con una cifra: número de emails y de ventas de ayer. No inventes nada: si un dato no está, no lo menciones.
La última frase es clave: le pide a la IA que no se invente información. Si quieres afinar el tono, en la guía del prompt para un agente de atención al cliente hay más ideas.
Paso 4: envíate el resumen
Añade el nodo de envío que prefieras:
- Gmail (Send): asunto fijo como «Resumen del día» y el texto de la IA en el cuerpo.
- Telegram: si ya tienes un bot, es la forma más cómoda de leerlo en el móvil. Lo explicamos en la guía del bot de Telegram con IA.
Ejecuta el flujo a mano, comprueba que el resumen te llega bien y, cuando te guste, actívalo.
Que no falle sin avisar
Este flujo trabaja cuando tú no miras, así que conviene protegerlo: activa Retry On Fail en el nodo de la IA y en el de envío, y conecta un flujo de error que te avise si algo se rompe. Lo tienes explicado en la guía de errores en n8n: avisos y reintentos.
Si un día no hay datos (por ejemplo, un domingo sin emails), puedes poner un nodo IF antes de la IA para no enviar un resumen vacío.
Ideas para ampliarlo
- Resumen semanal los lunes, con las cifras de toda la semana.
- Reseñas nuevas de Google con la respuesta a reseñas con IA.
- Presupuestos sin respuesta que conviene reclamar, como en el seguimiento de presupuestos.
Empieza con plantillas listas
Si es tu primer flujo, empieza por la guía para crear tu primer agente de IA en n8n. Y si quieres ahorrarte horas, descarga gratis el agente de WhatsApp o mira el pack AgentKiosk con 8 agentes listos para importar.
