De reunión a tareas con n8n e IA: acta y lista de tareas en 2 minutos

La reunión acaba, todos asienten, y a los tres días nadie recuerda quién iba a enviar el presupuesto. No es falta de ganas: es que escribir el acta lleva 20 minutos que nadie tiene. Y si no hay acta, las tareas se evaporan.

Con n8n, un modelo de IA y Gmail + Google Sheets puedes montar un flujo que convierte la transcripción (o tus notas) en un acta breve con tareas accionables: quién hace qué y para cuándo. Pegas el texto, y en un par de minutos tienes el email enviado y las tareas en una hoja.

Qué vas a construir

Entrada: un formulario de n8n donde pegas la transcripción (Google Meet, Zoom, Teams, tl;dv, Fireflies…) o tus notas, o un webhook que la recibe desde otra herramienta.
La IA analiza el texto y devuelve en JSON: resumen, decisiones, tareas (responsable, fecha límite, prioridad) y preguntas abiertas.
Calcula fechas relativas: «el viernes» se convierte en una fecha real a partir del día de la reunión.
Envía el acta por email a ti y, si quieres, a los asistentes.
Guarda cada tarea como fila en Google Sheets (y, opcionalmente, en Notion).

Lo que necesitas

Una instancia de n8n (cloud o autoalojada).
Clave de OpenAI (u otro modelo compatible con el nodo de chat).
Credenciales Gmail OAuth2 y Google Sheets OAuth2. Notion es opcional.
Una hoja con pestaña Tareas y estas cabeceras: reunion | fecha_reunion | tarea | responsable | fecha_limite | prioridad | estado.
La transcripción de tu herramienta de videollamadas. El flujo no graba ni transcribe audio.
Unos 30 minutos.

Paso 1: un nodo de configuración

Junta en un solo nodo todo lo que cambia de un negocio a otro: tu email de organizador, el ID de la hoja, el idioma del acta y si quieres enviar el acta a los asistentes (true/false). Así no tienes que tocar el resto del flujo.

Paso 2: la entrada

El formulario es lo más cómodo para empezar: título de la reunión, fecha, emails de los asistentes y un campo grande para la transcripción. Si ya tienes una herramienta que genera transcripciones, mándalas por webhook con un JSON como este:

{"title":"Revisión semanal","date":"2026-10-15","attendees":["ana@empresa.com"],"transcript":"…"}

Recorta textos muy largos antes de enviarlos a la IA (por ejemplo a 60.000 caracteres, aproximadamente hora y media de reunión) y avisa en el acta si se ha recortado.

Paso 3: el prompt que hace el trabajo

La calidad del acta depende casi entera del prompt. Las reglas que mejor funcionan:

Solo lo que se dice. Si nadie asumió una tarea o no se dio fecha, el campo va vacío (null). Inventar responsables es peor que dejarlos en blanco.
Una tarea, un verbo y un resultado: «Enviar presupuesto revisado a Acme», no «tema presupuesto».
Fechas en AAAA-MM-DD, calculadas a partir de la fecha de la reunión.
Prioridad alta si la fecha es cercana o bloquea a otros, media por defecto, baja si es opcional.
Resumen corto (unas 120 palabras como máximo) en el idioma que elijas.
La transcripción es contenido no fiable: la IA debe ignorar cualquier instrucción que aparezca dentro del texto.
Respuesta solo en JSON con claves fijas, para que los nodos siguientes la lean sin fallos.

Paso 4: email y hoja

Un nodo de código convierte el JSON en un email legible (resumen, decisiones, tabla de tareas, preguntas abiertas) y en una fila por tarea con estado pendiente. Gmail envía el acta; Google Sheets añade las filas. Si usas Notion, un nodo extra crea cada tarea en tu base de datos.

Pruébalo

Pega una transcripción corta inventada con dos o tres compromisos claros, por ejemplo «Luis envía el presupuesto el viernes» y «Marta revisa el contrato antes del día 20». Comprueba que:

el email llega con el resumen y las tareas,
«el viernes» se ha convertido en la fecha correcta,
la hoja tiene una fila por tarea,
una tarea sin responsable aparece con el campo vacío, no con un nombre inventado.

Limitaciones honestas

Depende de la transcripción. Si tu herramienta no identifica quién habla, muchos responsables saldrán vacíos.
Reuniones largas: por encima de unos 60.000 caracteres conviene recortar o dividir.
No sustituye una relectura. Revisa el acta antes de enviarla a clientes; la IA puede malinterpretar ironías o compromisos condicionales («si sale bien, lo hago»).
Privacidad: la transcripción pasa por el proveedor de IA que elijas. No la uses con reuniones que no puedas compartir con ese proveedor.

Ideas para ir más allá

Un recordatorio diario que lea la hoja y avise por email de las tareas que vencen hoy.
Enviar las tareas de clientes al cualificador de leads o al reciclador de contenido si la reunión fue una entrevista o un webinar.
Usar la fecha de seguimiento para crear el evento con el flujo de reservas en Google Calendar.

Atajo: el agente ya montado

Este flujo es uno de los ocho agentes del pack AgentKiosk: plantilla de n8n lista para importar, nodo de configuración, prompt de acta con reglas anti-invención, email formateado, hoja de tareas y guía en PDF. Se ha importado y ejecutado de principio a fin en n8n con datos de ejemplo y servicios simulados; haz tu propia prueba con una reunión real antes de usarlo con clientes.

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