Seguimiento automático de presupuestos con n8n y Google Sheets (sin perder clientes)

Mandas un presupuesto, el cliente dice «lo miro y te digo» y no vuelves a saber de él. Muchas veces no es un «no»: simplemente se le olvidó, o lo dejó para luego. Un recordatorio amable a tiempo suele bastar para reabrir la conversación, pero hacerlo a mano con cada presupuesto es justo la tarea que se queda sin hacer.

En esta guía montamos en n8n un flujo que hace ese seguimiento por ti, usando una hoja de Google Sheets como lista de presupuestos.

Cómo funciona, en una frase

Cada mañana, n8n revisa tu hoja de presupuestos, busca los que siguen pendientes desde hace 3 o 7 días y le manda a cada cliente un email corto preguntando si tiene alguna duda.

Cuando el cliente acepta o rechaza, tú cambias el estado en la hoja y el flujo deja de escribirle.

Lo que necesitas

n8n funcionando (si aún no lo tienes, mira cómo instalar n8n gratis con Docker).
Una hoja de Google Sheets para apuntar los presupuestos.
Una cuenta de Gmail (o cualquier SMTP) para enviar los recordatorios.

Paso 1: prepara la hoja de presupuestos

Crea una hoja con estas columnas, una fila por presupuesto:

id | cliente | email | concepto | importe | fecha_envio | estado | avisos

fecha_envio: el día que mandaste el presupuesto, en formato AAAA-MM-DD.
estado: pendiente, aceptado o rechazado.
avisos: cuántos recordatorios se han enviado ya (empieza en 0).

Si los presupuestos te llegan como peticiones desde tu web, puedes hacer que se apunten solos con el flujo de cualificar leads con n8n e IA.

Paso 2: el disparador, una vez al día

Añade un nodo Schedule Trigger que se ejecute de lunes a viernes a las 9:00. Un recordatorio que llega a primera hora de un día laborable tiene más posibilidades de leerse que uno enviado un domingo por la noche.

Paso 3: leer los presupuestos pendientes

Añade un nodo Google Sheets con la operación de leer filas y filtra por estado = pendiente. Así el flujo nunca escribe a quien ya te ha contestado.

Paso 4: decidir a quién toca escribir

Un nodo Code calcula los días que han pasado desde el envío y decide si toca el primer o el segundo recordatorio:

const hoy = DateTime.now().setZone('Europe/Madrid').startOf('day');
return $input.all().flatMap(item => {
  const p = item.json;
  const dias = Math.floor(hoy.diff(DateTime.fromISO(p.fecha_envio), 'days').days);
  const avisos = Number(p.avisos || 0);
  let toca = null;
  if (dias >= 3 && avisos === 0) toca = 1;
  else if (dias >= 7 && avisos === 1) toca = 2;
  return toca ? [{ json: { ...p, dias, toca } }] : [];
});

Con dos avisos como máximo, el seguimiento es útil sin resultar pesado.

Paso 5: el email de recordatorio

Con un nodo Gmail (o Send Email), envía un mensaje distinto según el aviso que toque. Dos ejemplos:

Primer aviso (día 3) Asunto: ¿Alguna duda con el presupuesto de {{concepto}}?

Hola {{cliente}}, te escribo por el presupuesto que te envié el {{fecha_envio}}. Si tienes cualquier duda o quieres ajustar algo, responde a este email y lo vemos.

Segundo aviso (día 7) Asunto: Último recordatorio: presupuesto de {{concepto}}

Hola {{cliente}}, no quiero insistir más de la cuenta. Si ahora no es buen momento, no pasa nada; si te interesa, responde y lo dejamos cerrado esta semana.

Escríbelos con tu tono habitual: el cliente tiene que notar que le escribe una persona, no un sistema.

Paso 6: apuntar el aviso en la hoja

Añade otro nodo Google Sheets con la operación de actualizar fila, buscando por id, que suba la columna avisos en uno. Este paso es el que evita mandar el mismo recordatorio dos veces.

Errores frecuentes

Escribir a quien ya ha dicho que sí. Pasa cuando no se actualiza el estado en la hoja. Acostúmbrate a cambiarlo en cuanto el cliente responda, o automatízalo con el paso de «ideas para ir más allá».
Fechas mal escritas. Si unas veces pones 17/10 y otras 2026-10-17, el cálculo de días falla. Usa siempre el mismo formato, o una columna con validación de fecha.
Demasiados avisos. Más de dos recordatorios suele molestar más que ayudar. Si al séptimo día no hay respuesta, mejor una llamada.
Permiso para escribir. Escribe solo a clientes que te pidieron el presupuesto, y por el mismo canal en que lo pidieron.

Ideas para ir más allá

Un flujo que lea tu bandeja de entrada y, si el cliente responde, cambie el estado a respondido para parar los avisos (puedes partir de clasificar emails de Gmail con n8n e IA).
Un resumen semanal por email con los presupuestos pendientes y su importe total.
Un aviso por WhatsApp en lugar de email, con una plantilla aprobada por Meta (guía para conectar WhatsApp Cloud API a n8n).

Atajo: los agentes ya montados

El seguimiento funciona mejor cuando los contactos entran ordenados desde el principio. El agente de cualificación de leads del pack AgentKiosk recoge cada petición de tu web o tu email, la puntúa con IA y la apunta en Google Sheets, listo para enlazarlo con este flujo, todo como plantilla de n8n para importar.

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