Cómo avisar a tus clientes antes de que caduque su bono de sesiones con n8n e IA

En un gimnasio, una academia de idiomas, un centro de estética o cualquier negocio con bonos de sesiones (10 clases, pack de 5 tratamientos, bono de coaching…) anotas la fecha de caducidad… y se te pasa. El cliente se queda con sesiones sin usar, tú pierdes la oportunidad de renovar el pack y toca explicar a deshora que «ya no vale».

En esta guía vas a montar en n8n un flujo que cada mañana revisa un registro de bonos de sesiones en Google Sheets, detecta los que caducan en ~14 o ~3 días y redacta con IA un aviso claro en Gmail. Tú revisas el borrador y lo envías.

Esto no es lo mismo que un aviso de renovación de suscripción o cuota: ahí el cliente paga un plan recurrente que se renueva; aquí tiene un pack prepago con fecha de caducidad y sesiones pendientes. Tampoco sustituye a un aviso de fin de periodo de prueba: ese es un trial que acaba; este es un bono ya comprado que está a punto de caducar. Y no es un recordatorio de cita ya agendada: ahí la cita ya existe; aquí avisas de que el pack vence y aún quedan sesiones por usar.

Qué vas a construir

Un flujo de cinco pasos que funciona solo todos los días:

Disparador diario: un nodo Schedule Trigger se ejecuta a las 9:25.
Lectura de bonos: el nodo Google Sheets lee tu hoja «Bonos de sesiones».
Filtro por caducidad y sesiones: un nodo Code se queda con las filas que caducan en ~14 o ~3 días, con sesiones restantes > 0 y que aún no han recibido el aviso de esa fase.
Aviso con IA: un nodo Basic LLM Chain escribe un correo cercano que recuerda el pack, las sesiones que quedan y la fecha de caducidad.
Borrador y registro: Gmail crea el borrador y Google Sheets anota la fase avisada en aviso_enviado.

Lo que necesitas

Una instancia de n8n (en la nube o instalada gratis en tu ordenador).
Google Sheets y Gmail conectados en n8n.
Una clave de API de OpenAI u otro proveedor de IA, con un límite mensual de gasto configurado en su panel.
Una hoja «Bonos de sesiones» con estas columnas: cliente, email, producto (nombre del bono/pack), sesiones_totales, sesiones_restantes, fecha_caducidad (AAAA-MM-DD), notas y aviso_enviado (vacía o 1 / 2).

Puedes rellenar la hoja a mano al vender un bono, o con otro flujo de n8n que escriba ahí cada venta y vaya descontando sesiones_restantes al consumir. Esta guía asume que las filas ya están en Sheets.

Paso 1: prepara la hoja de bonos

Mantén fecha_caducidad con formato de fecha coherente (AAAA-MM-DD). Deja solo bonos activos con sesiones pendientes; archiva los agotados o ya caducados. En producto usa nombres claros («Bono 10 clases yoga», «Pack 5 sesiones coaching», «Bono fisioterapia 8»). Actualiza sesiones_restantes cada vez que el cliente consume una sesión (a mano o con otro flujo). En notas apunta preferencias útiles («prefiere mañanas», «WhatsApp», «quiere renovar el mismo pack»).

Paso 2: disparador y lectura

Añade un Schedule Trigger diario a las 9:25 (revisa que la zona horaria del flujo, en Settings, sea Europe/Madrid). Conéctalo a Google Sheets → Get Row(s) apuntando a tu hoja «Bonos de sesiones».

Paso 3: filtra los bonos próximos a caducar

Añade un nodo Code (modo Run Once for All Items) con este código:

const hoy = new Date(); hoy.setHours(0, 0, 0, 0);
const salida = [];
for (const i of $input.all()) {
  const c = i.json;
  if (!c.email || !c.fecha_caducidad) continue;
  const restantes = Number(c.sesiones_restantes);
  if (!Number.isFinite(restantes) || restantes <= 0) continue; // pack agotado
  const cad = new Date(c.fecha_caducidad); cad.setHours(0, 0, 0, 0);
  const dias = Math.round((cad - hoy) / 86400000);
  if (dias < 0 || dias > 16) continue; // ya caducado o demasiado lejos
  const ya = Number(c.aviso_enviado || 0);
  let fase = null;
  if (ya < 1 && dias >= 12 && dias <= 15) fase = 1;   // ~14 días
  else if (ya <= 1 && dias >= 0 && dias <= 4) fase = 2; // ~3 días
  if (!fase) continue;
  salida.push({ json: { ...c, dias, fase, sesiones_restantes: restantes } });
}
return salida;

Así cada bono recibe como máximo dos avisos: uno ~dos semanas antes y otro los últimos días. Si sesiones_restantes es 0, se omite (no tiene sentido avisar de un pack vacío). Si no hay nada pendiente, el flujo termina sin gastar IA. Puedes ajustar las ventanas (12–15 y 0–4) a tu sector.

Paso 4: redacta el aviso con IA

Añade un Basic LLM Chain con un modelo pequeño y barato (por ejemplo, gpt-4o-mini) y este prompt:

Eres quien gestiona bonos y packs de [NOMBRE DEL NEGOCIO]. Escribe un correo breve para
{{ $json.cliente }} avisando de que su bono «{{ $json.producto }}» caduca el
{{ $json.fecha_caducidad }} (quedan {{ $json.dias }} días).
Sesiones totales: {{ $json.sesiones_totales }}. Sesiones restantes: {{ $json.sesiones_restantes }}.
Notas: {{ $json.notas }}
- Tono cercano y profesional, en español, máximo 7 frases.
- Recuerda que aún le quedan sesiones por usar y la fecha de caducidad; no alarmes ni culpes.
- Invita a reservar las sesiones pendientes o a renovar el pack si le interesa; no inventes precios ni descuentos.
- Si en notas hay preferencias (horario, canal), tenlas en cuenta sin inventar datos.
- No inventes enlaces de reserva, importes ni fechas que no estén en los datos.
Devuelve solo el cuerpo del correo.

Los datos salen de tu hoja; la IA solo pone el tono. Si tu software de reservas ya manda un email propio de caducidad, usa este flujo como segundo aviso más humano o para bonos que gestionas a mano.

Paso 5: crea el borrador y marca el aviso

Conecta un nodo Gmail → Create Draft con el destinatario {{ $('Code').item.json.email }}, el asunto Tu bono caduca pronto · {{ $('Code').item.json.producto }} y el texto de la IA en el cuerpo. Usar borradores te deja revisar antes de enviar, igual que en avisos de renovación de suscripciones o avisos de fin de periodo de prueba.

Después, un nodo Google Sheets → Update Row que busque por email + fecha_caducidad (o producto si un cliente tiene varios bonos) y escriba la fase en aviso_enviado.

Cuando tengas confianza en los textos, puedes cambiar Create Draft por Send.

Cómo probarlo

Crea una fila de prueba con tu propio correo, un fecha_caducidad dentro de ~14 días, sesiones_restantes > 0 y aviso_enviado vacío.
Ejecuta el flujo a mano y comprueba que aparece el borrador y que aviso_enviado pasa a 1.
Ejecútalo otra vez: no debe crearse ningún borrador nuevo (fuera de la ventana de fase 1).
Cambia fecha_caducidad para que queden ~3 días (dejando aviso_enviado en 1) y confirma que se prepara el segundo aviso.
Pon sesiones_restantes a 0 y comprueba que el flujo no genera aviso.

Coste y buenas prácticas

Coste: cada aviso cuesta menos de una décima de céntimo en la API de IA. Pon un límite mensual de gasto en el panel del proveedor.
No seas pesado: como máximo ~2 avisos por bono; si no reserva, anótalo y, si aplica, pasa a un flujo de reactivación de clientes inactivos.
Mantén sesiones_restantes al día: si no descuentas al consumir, avisarás de packs ya agotados o te saltarás packs con saldo.
No inventes precios ni enlaces: el prompt no debe inventar ofertas de renovación que no estén en tus datos.
Avisa de errores: activa un flujo de errores para enterarte si Gmail o la hoja fallan, como en gestión de errores en n8n.
Combínalo con recordatorios de citas cuando el cliente ya haya reservado una sesión del bono, y con avisos de renovación de suscripciones si además tiene una cuota mensual aparte.

Empieza con plantillas listas para importar

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