Cómo avisar a tus clientes antes de que caduque su vale o tarjeta regalo con n8n e IA

En una tienda, un restaurante, un spa o cualquier negocio con vales y tarjetas regalo, anotas la fecha de caducidad… y se te pasa. El cliente (o quien recibió el regalo) se queda con saldo sin usar, tú pierdes una visita y una posible venta adicional, y toca gestionar reclamaciones a deshora.

En esta guía vas a montar en n8n un flujo que cada mañana revisa un registro de vales y tarjetas regalo en Google Sheets, detecta los que caducan en ~14 o ~3 días y redacta con IA un aviso claro en Gmail. Tú revisas el borrador y lo envías.

Esto no es lo mismo que un aviso de caducidad de bonos de sesiones: ahí el cliente tiene un pack de clases o tratamientos con sesiones pendientes; aquí tiene un importe o un vale canjeable (tarjeta regalo, cheque regalo, cupón prepago). Tampoco sustituye a un aviso de renovación de suscripción: ese es un plan recurrente; este es un saldo prepago con fecha límite. Y no es un seguimiento de presupuestos: ahí persigues una oferta comercial; aquí avisas de que un vale ya comprado está a punto de caducar.

Qué vas a construir

Un flujo de cinco pasos que funciona solo todos los días:

Disparador diario: un nodo Schedule Trigger se ejecuta a las 9:25.
Lectura de vales: el nodo Google Sheets lee tu hoja «Vales y tarjetas regalo».
Filtro por caducidad y saldo: un nodo Code se queda con las filas que caducan en ~14 o ~3 días, con saldo restante > 0 y que aún no han recibido el aviso de esa fase.
Aviso con IA: un nodo Basic LLM Chain escribe un correo cercano que recuerda el vale, el saldo y la fecha de caducidad.
Borrador y registro: Gmail crea el borrador y Google Sheets anota la fase avisada en aviso_enviado.

Lo que necesitas

Una instancia de n8n (en la nube o instalada gratis en tu ordenador).
Google Sheets y Gmail conectados en n8n.
Una clave de API de OpenAI u otro proveedor de IA, con un límite mensual de gasto configurado en su panel.
Una hoja «Vales y tarjetas regalo» con estas columnas: cliente, email, codigo (o referencia del vale), producto (tipo: «Tarjeta regalo 50 €», «Vale cena 2 personas»…), saldo_restante, moneda (EUR), fecha_caducidad (AAAA-MM-DD), notas y aviso_enviado (vacía o 1 / 2).

Puedes rellenar la hoja a mano al emitir un vale, o con otro flujo de n8n que escriba ahí cada venta y vaya descontando saldo_restante al canjear. Esta guía asume que las filas ya están en Sheets.

Paso 1: prepara la hoja de vales

Mantén fecha_caducidad con formato de fecha coherente (AAAA-MM-DD). Deja solo vales activos con saldo; archiva los canjeados al completo o ya caducados. En producto usa nombres claros. Actualiza saldo_restante cada vez que se canjea (a mano o con otro flujo). En notas apunta preferencias útiles («prefiere WhatsApp», «es un regalo de Ana», «quiere usarlo en menú degustación»).

Paso 2: disparador y lectura

Añade un Schedule Trigger diario a las 9:25 (revisa que la zona horaria del flujo, en Settings, sea Europe/Madrid). Conéctalo a Google Sheets → Get Row(s) apuntando a tu hoja «Vales y tarjetas regalo».

Paso 3: filtra los vales próximos a caducar

Añade un nodo Code (modo Run Once for All Items) con este código:

const hoy = new Date(); hoy.setHours(0, 0, 0, 0);
const salida = [];
for (const i of $input.all()) {
  const c = i.json;
  if (!c.email || !c.fecha_caducidad) continue;
  const saldo = Number(c.saldo_restante);
  if (!Number.isFinite(saldo) || saldo <= 0) continue; // sin saldo
  const cad = new Date(c.fecha_caducidad); cad.setHours(0, 0, 0, 0);
  const dias = Math.round((cad - hoy) / 86400000);
  if (dias < 0 || dias > 16) continue; // ya caducado o demasiado lejos
  const ya = Number(c.aviso_enviado || 0);
  let fase = null;
  if (ya < 1 && dias >= 12 && dias <= 15) fase = 1;   // ~14 días
  else if (ya <= 1 && dias >= 0 && dias <= 4) fase = 2; // ~3 días
  if (!fase) continue;
  salida.push({ json: { ...c, dias, fase, saldo_restante: saldo } });
}
return salida;

Así cada vale recibe como máximo dos avisos: uno ~dos semanas antes y otro los últimos días. Si saldo_restante es 0, se omite. Si no hay nada pendiente, el flujo termina sin gastar IA. Puedes ajustar las ventanas (12–15 y 0–4) a tu sector.

Paso 4: redacta el aviso con IA

Añade un Basic LLM Chain con un modelo pequeño y barato (por ejemplo, gpt-4o-mini) y este prompt:

Eres quien gestiona vales y tarjetas regalo de [NOMBRE DEL NEGOCIO]. Escribe un correo breve para
{{ $json.cliente }} avisando de que su «{{ $json.producto }}» (ref. {{ $json.codigo }}) caduca el
{{ $json.fecha_caducidad }} (quedan {{ $json.dias }} días).
Saldo restante: {{ $json.saldo_restante }} {{ $json.moneda }}.
Notas: {{ $json.notas }}
- Tono cercano y profesional, en español, máximo 7 frases.
- Recuerda el saldo y la fecha de caducidad; no alarmes ni culpes.
- Invita a canjearlo o a reservar si aplica; no inventes precios, menús ni descuentos.
- Si en notas hay preferencias (canal, tipo de uso), tenlas en cuenta sin inventar datos.
- No inventes enlaces de reserva, importes ni fechas que no estén en los datos.
Devuelve solo el cuerpo del correo.

Los datos salen de tu hoja; la IA solo pone el tono. Si tu TPV o software de fidelización ya manda un email propio de caducidad, usa este flujo como segundo aviso más humano o para vales que gestionas a mano.

Paso 5: crea el borrador y marca el aviso

Conecta un nodo Gmail → Create Draft con el destinatario {{ $('Code').item.json.email }}, el asunto Tu vale caduca pronto · {{ $('Code').item.json.producto }} y el texto de la IA en el cuerpo. Usar borradores te deja revisar antes de enviar, igual que en avisos de caducidad de bonos de sesiones o avisos de renovación de suscripciones.

Después, un nodo Google Sheets → Update Row que busque por email + codigo (o fecha_caducidad si no usas código) y escriba la fase en aviso_enviado.

Cuando tengas confianza en los textos, puedes cambiar Create Draft por Send.

Cómo probarlo

Crea una fila de prueba con tu propio correo, un fecha_caducidad dentro de ~14 días, saldo_restante > 0 y aviso_enviado vacío.
Ejecuta el flujo a mano y comprueba que aparece el borrador y que aviso_enviado pasa a 1.
Ejecútalo otra vez: no debe crearse ningún borrador nuevo (fuera de la ventana de fase 1).
Cambia fecha_caducidad para que queden ~3 días (dejando aviso_enviado en 1) y confirma que se prepara el segundo aviso.
Pon saldo_restante a 0 y comprueba que el flujo no genera aviso.

Coste y buenas prácticas

Coste: cada aviso cuesta menos de una décima de céntimo en la API de IA. Pon un límite mensual de gasto en el panel del proveedor.
No seas pesado: como máximo ~2 avisos por vale; si no canjea, anótalo y, si aplica, pasa a un flujo de reactivación de clientes inactivos.
Mantén saldo_restante al día: si no descuentas al canjear, avisarás de vales ya usados o te saltarás vales con saldo.
Respeta la normativa de vales: en muchos países hay plazos mínimos o reglas sobre caducidad; este flujo avisa, no inventa la política legal de tu negocio.
No inventes precios ni enlaces: el prompt no debe inventar ofertas que no estén en tus datos.
Avisa de errores: activa un flujo de errores para enterarte si Gmail o la hoja fallan, como en gestión de errores en n8n.
Combínalo con recordatorios de citas cuando el cliente reserve para canjear el vale, y con avisos de caducidad de bonos de sesiones si también vendes packs de clases.

Empieza con plantillas listas para importar

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