Cómo avisar a tus clientes antes de que caduque su tarjeta de pago con n8n e IA

En un gimnasio, una academia, un SaaS pequeño o cualquier negocio con cuotas recurrentes la tarjeta del cliente caduca… y el siguiente cobro rebota. Tú te enteras tarde, el cliente cree que sigue al día y toca perseguir actualizaciones de tarjeta a deshora.

En esta guía vas a montar en n8n un flujo que cada mañana revisa un registro de pagadores recurrentes en Google Sheets, detecta las tarjetas que caducan en 30 o 7 días y redacta con IA un aviso claro en Gmail. Tú revisas el borrador y lo envías.

Esto no es lo mismo que un aviso de cobro recurrente fallido: ahí el cargo ya ha fallado; aquí avisas antes, para que actualicen la tarjeta y el cobro no se caiga. Tampoco sustituye a un aviso de renovación de suscripción: ese recuerda que el plan vence; este se centra solo en la fecha de caducidad de la tarjeta.

Qué vas a construir

Un flujo de cinco pasos que funciona solo todos los días:

Disparador diario: un nodo Schedule Trigger se ejecuta a las 9:15.
Lectura de pagadores: el nodo Google Sheets lee tu hoja «Tarjetas recurrentes».
Filtro por días hasta caducar: un nodo Code se queda con las filas que caducan en ~30 o ~7 días y aún no han recibido el aviso de esa fase.
Aviso con IA: un nodo Basic LLM Chain escribe un correo cercano que pide actualizar la tarjeta con enlace al portal si lo tienes.
Borrador y registro: Gmail crea el borrador y Google Sheets anota la fase avisada en aviso_enviado.

Lo que necesitas

Una instancia de n8n (en la nube o instalada gratis en tu ordenador).
Google Sheets y Gmail conectados en n8n.
Una clave de API de OpenAI u otro proveedor de IA, con un límite mensual de gasto configurado en su panel.
Una hoja «Tarjetas recurrentes» con estas columnas: cliente, email, plan, caducidad (AAAA-MM, o AAAA-MM-01), ultimos4 (opcional), enlace_portal (opcional), notas y aviso_enviado (vacía o 1 / 2).

Puedes rellenar la hoja pegando un export de Stripe, Lemon Squeezy o tu pasarela (muchas muestran mes/año de caducidad), o a mano cuando das de alta un pago recurrente. No guardes el número completo de la tarjeta: solo mes/año y, si quieres, los últimos 4 dígitos. Esta guía asume que las filas ya están en Sheets.

Paso 1: prepara la hoja de tarjetas recurrentes

Mantén caducidad con formato coherente (2026-11 o 2026-11-01). Deja solo filas de clientes con cobro activo; archiva cancelados o ya actualizados. En ultimos4 pon los cuatro dígitos si tu pasarela los muestra (ayuda a que el cliente reconozca la tarjeta). En enlace_portal pon el enlace al portal de cliente o a «actualizar método de pago»; si no tienes, déjalo vacío. En notas apunta preferencias útiles («prefiere WhatsApp», «viaja hasta el viernes»).

Paso 2: disparador y lectura

Añade un Schedule Trigger diario a las 9:15 (revisa que la zona horaria del flujo, en Settings, sea Europe/Madrid). Conéctalo a Google Sheets → Get Row(s) apuntando a tu hoja «Tarjetas recurrentes».

Paso 3: filtra las tarjetas próximas a caducar

Añade un nodo Code (modo Run Once for All Items) con este código:

const hoy = new Date(); hoy.setHours(0, 0, 0, 0);
const salida = [];
for (const i of $input.all()) {
  const c = i.json;
  if (!c.email || !c.caducidad) continue;
  // Acepta AAAA-MM o AAAA-MM-DD; la tarjeta caduca el último día del mes
  const partes = String(c.caducidad).trim().split(/[-/]/);
  const y = Number(partes[0]), m = Number(partes[1]);
  if (!y || !m) continue;
  const finMes = new Date(y, m, 0); // día 0 del mes siguiente = último del mes m
  finMes.setHours(0, 0, 0, 0);
  const dias = Math.round((finMes - hoy) / 86400000);
  if (dias < 0 || dias > 35) continue; // ya caducada o demasiado lejos
  const ya = Number(c.aviso_enviado || 0);
  let fase = null;
  if (ya < 1 && dias <= 30 && dias >= 25) fase = 1; // ~30 días
  else if (ya <= 1 && dias <= 7 && dias >= 0) fase = 2; // ~7 días (o menos)
  if (!fase) continue;
  salida.push({ json: { ...c, dias, fase, caducidad_fin: finMes.toISOString().slice(0, 10) } });
}
return salida;

Así cada tarjeta recibe como máximo dos avisos: uno ~un mes antes y otro la última semana. Si no hay nada pendiente, el flujo termina sin gastar IA.

Paso 4: redacta el aviso con IA

Añade un Basic LLM Chain con un modelo pequeño y barato (por ejemplo, gpt-4o-mini) y este prompt:

Eres quien gestiona cobros de [NOMBRE DEL NEGOCIO]. Escribe un correo breve para
{{ $json.cliente }} avisando de que la tarjeta asociada a su plan {{ $json.plan }}
caduca el {{ $json.caducidad }} (quedan {{ $json.dias }} días).
Últimos 4 dígitos (si existen, menciónalos; si no, no inventes): {{ $json.ultimos4 }}
Enlace para actualizar la tarjeta (si existe, inclúyelo; si está vacío, no inventes uno): {{ $json.enlace_portal }}
Notas: {{ $json.notas }}
- Tono cercano y profesional, en español, máximo 6 frases.
- Explica que avisas para evitar un fallo en el próximo cobro; no alarmes ni culpes.
- Si hay enlace_portal, invita a actualizar la tarjeta con un clic; si no, pide responder a este correo.
- No inventes importes, descuentos, fechas de corte ni datos de tarjeta que no estén en los datos.
Devuelve solo el cuerpo del correo.

Los datos salen de tu hoja; la IA solo pone el tono. Si tu pasarela ya manda un email propio de caducidad, usa este flujo solo para el segundo aviso educado o para clientes sin ese email.

Paso 5: crea el borrador y marca el aviso

Conecta un nodo Gmail → Create Draft con el destinatario {{ $('Code').item.json.email }}, el asunto Tu tarjeta caduca pronto · {{ $('Code').item.json.plan }} y el texto de la IA en el cuerpo. Usar borradores te deja revisar antes de enviar, igual que en avisos de cobro recurrente fallido o avisos de renovación de suscripciones.

Después, un nodo Google Sheets → Update Row que busque por email + caducidad y escriba la fase en aviso_enviado.

Cuando tengas confianza en los textos, puedes cambiar Create Draft por Send.

Cómo probarlo

Crea una fila de prueba con tu propio correo y un caducidad que termine dentro de ~28 días, con aviso_enviado vacío.
Ejecuta el flujo a mano y comprueba que aparece el borrador y que aviso_enviado pasa a 1.
Ejecútalo otra vez: no debe crearse ningún borrador nuevo (fuera de la ventana de fase 1).
Cambia caducidad para que queden ~5 días (dejando aviso_enviado en 1) y confirma que se prepara el segundo aviso.

Coste y buenas prácticas

Coste: cada aviso cuesta menos de una décima de céntimo en la API de IA. Pon un límite mensual de gasto en el panel del proveedor.
Privacidad: nunca pongas el PAN completo ni el CVV en Sheets; mes/año y últimos 4 bastan.
No seas pesado: como máximo ~2 avisos por ciclo de caducidad; si no actualiza, anótalo y prepárate para el flujo de cobro fallido.
No inventes enlaces: si enlace_portal está vacío, el prompt pide responder al correo.
Avisa de errores: activa un flujo de errores para enterarte si Gmail o la hoja fallan, como en gestión de errores en n8n.
Combínalo con avisos de renovación de suscripciones cuando el plan también vence pronto, y con avisos de cobro fallido si, pese al aviso, el cargo acaba rechazado.

Empieza con plantillas listas para importar

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