Cómo avisar a tus clientes cuando falla el cobro recurrente de su tarjeta con n8n e IA

En un gimnasio, una academia, un SaaS pequeño o cualquier negocio con cuotas recurrentes el cobro de la tarjeta falla… y nadie se entera a tiempo. El cliente cree que sigue pagando, tú pierdes la cuota y, cuando te das cuenta, ya han pasado semanas.

En esta guía vas a montar en n8n un flujo que cada mañana revisa un registro de cobros en Google Sheets (export de Stripe, Lemon Squeezy o tu pasarela pegado a mano), detecta los rechazos recientes y redacta con IA un aviso educado de reintento en Gmail. Tú revisas el borrador y lo envías.

Esto no es lo mismo que un recordatorio de facturas impagadas: ahí la factura ya está emitida y sin pagar; aquí el cargo automático de la tarjeta ha fallado (fondos insuficientes, caducada, bloqueo del banco) y quieres recuperar el cobro sin sonar a cobrador.

Qué vas a construir

Un flujo de cinco pasos que funciona solo todos los días:

Disparador diario: un nodo Schedule Trigger se ejecuta a las 9:20.
Lectura de cobros: el nodo Google Sheets lee tu hoja «Cobros fallidos».
Filtro por estado: un nodo Code se queda con los rechazos recientes que aún no han recibido el máximo de avisos.
Aviso con IA: un nodo Basic LLM Chain escribe un correo cercano que explica el fallo, pide actualizar la tarjeta y cómo reintentar.
Borrador y registro: Gmail crea el borrador y Google Sheets anota la fase avisada en aviso_enviado.

Lo que necesitas

Una instancia de n8n (en la nube o instalada gratis en tu ordenador).
Google Sheets y Gmail conectados en n8n.
Una clave de API de OpenAI u otro proveedor de IA, con un límite mensual de gasto configurado en su panel.
Una hoja «Cobros fallidos» con estas columnas: cliente, email, plan, importe, fecha_fallo (AAAA-MM-DD), motivo (opcional: fondos, caducada, rechazo), enlace_pago (opcional), notas y aviso_enviado (vacía o 1 / 2).

Puedes rellenar la hoja pegando cada mañana un export CSV de Stripe o Lemon Squeezy, o con otro flujo de n8n que escriba ahí los webhooks de pago fallido. Esta guía asume que las filas ya están en Sheets.

Paso 1: prepara la hoja de cobros fallidos

Lo importante es que fecha_fallo tenga siempre el mismo formato de fecha y que solo dejes filas con cobro realmente rechazado (no reembolsos ni cancelaciones voluntarias). En enlace_pago pon el enlace de tu portal de cliente o el checkout de actualización de tarjeta si lo tienes; si no, déjalo vacío y el prompt no lo inventará. En notas apunta preferencias útiles («prefiere WhatsApp», «ya llamó al banco»).

Paso 2: disparador y lectura

Añade un Schedule Trigger diario a las 9:20 (revisa que la zona horaria del flujo, en Settings, sea Europe/Madrid). Conéctalo a Google Sheets → Get Row(s) apuntando a tu hoja «Cobros fallidos».

Paso 3: filtra los fallos pendientes de aviso

Añade un nodo Code (modo Run Once for All Items) con este código:

const hoy = new Date(); hoy.setHours(0, 0, 0, 0);
const salida = [];
for (const i of $input.all()) {
  const c = i.json;
  if (!c.email || !c.fecha_fallo) continue;
  const dias = Math.round((hoy - new Date(c.fecha_fallo)) / 86400000);
  if (dias < 0 || dias > 14) continue; // solo fallos de las últimas 2 semanas
  const ya = Number(c.aviso_enviado || 0);
  let fase = null;
  if (ya < 1 && dias >= 0) fase = 1;           // primer aviso al detectar el fallo
  else if (ya === 1 && dias >= 3) fase = 2;    // segundo aviso a los 3+ días
  if (!fase || fase > 2) continue;
  salida.push({ json: { ...c, dias, fase } });
}
return salida;

Así cada cobro fallido recibe como máximo dos avisos. Si no hay nada pendiente, el flujo termina sin gastar IA.

Paso 4: redacta el aviso con IA

Añade un Basic LLM Chain con un modelo pequeño y barato (por ejemplo, gpt-4o-mini) y este prompt:

Eres quien atiende a los clientes de [NOMBRE DEL NEGOCIO]. Escribe un correo breve para
{{ $json.cliente }} avisando de que el cobro recurrente de su plan {{ $json.plan }}
(importe {{ $json.importe }}) falló el {{ $json.fecha_fallo }}
(hace {{ $json.dias }} días). Motivo conocido (si existe): {{ $json.motivo }}.
Enlace para actualizar la tarjeta o reintentar el pago (si existe, inclúyelo; si está vacío, no inventes uno): {{ $json.enlace_pago }}
Notas: {{ $json.notas }}
- Tono cercano y profesional, en español, máximo 6 frases.
- Explica el fallo sin culpar ni alarmar; invita a actualizar la tarjeta o responder.
- Si hay enlace_pago, invita a resolverlo con un clic; si no, pide responder a este correo.
- No inventes importes, descuentos, plazos de corte ni enlaces que no estén en los datos.
Devuelve solo el cuerpo del correo.

Los datos salen de tu hoja; la IA solo pone el tono. Si tu pasarela ya manda el primer email automático, usa este flujo solo para el segundo aviso educado.

Paso 5: crea el borrador y marca el aviso

Conecta un nodo Gmail → Create Draft con el destinatario {{ $('Code').item.json.email }}, el asunto No hemos podido cobrar tu {{ $('Code').item.json.plan }} y el texto de la IA en el cuerpo. Usar borradores te deja revisar antes de enviar, igual que en avisos de renovación de suscripciones o avisos de renovación de contratos.

Después, un nodo Google Sheets → Update Row que busque por email + fecha_fallo y escriba la fase en aviso_enviado.

Cuando tengas confianza en los textos, puedes cambiar Create Draft por Send.

Cómo probarlo

Crea una fila de prueba con tu propio correo y un fecha_fallo de hoy, con aviso_enviado vacío.
Ejecuta el flujo a mano y comprueba que aparece el borrador y que aviso_enviado pasa a 1.
Ejecútalo otra vez: no debe crearse ningún borrador nuevo.
Cambia fecha_fallo a hace 4 días (dejando aviso_enviado en 1) y confirma que se prepara el segundo aviso.

Coste y buenas prácticas

Coste: cada aviso cuesta menos de una décima de céntimo en la API de IA. Pon un límite mensual de gasto en el panel del proveedor.
No seas pesado: como máximo ~2 avisos por cobro fallido; si no responde, anótalo y pásalo a un flujo de reactivación de clientes inactivos o a una llamada humana.
No inventes enlaces de pago: si enlace_pago está vacío, el prompt pide responder al correo.
Avisa de errores: activa un flujo de errores para enterarte si Gmail o la hoja fallan, como en gestión de errores en n8n.
Combínalo con avisos de renovación de suscripciones para avisar antes del cobro, y con recordatorios de facturas impagadas si el fallo ya se convirtió en factura pendiente.

Empieza con plantillas listas para importar

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