Cómo avisar a tus clientes cuando les falta documentación en su expediente con n8n e IA

Abriste el expediente, pediste el DNI, la nómina o el contrato firmado… y sigue sin llegar. Pasan los días, el trámite se atasca y tú acabas persiguiendo al cliente por WhatsApp a deshora.

En esta guía vas a montar en n8n un flujo que cada mañana revisa un registro de documentación pendiente en Google Sheets, detecta lo que lleva demasiado tiempo sin entregar y redacta con IA un recordatorio claro en Gmail. Tú revisas el borrador y lo envías.

Esto no es lo mismo que un aviso de documento pendiente de firma: ahí el documento ya está enviado y falta la firma; aquí el cliente aún no te ha entregado uno o varios papeles del expediente (alta, hipoteca, seguro, beca, permiso, onboarding…).

Qué vas a construir

Un flujo de cinco pasos que funciona solo todos los días:

Disparador diario: un nodo Schedule Trigger se ejecuta a las 9:30.
Lectura de expedientes: el nodo Google Sheets lee tu hoja «Documentación pendiente».
Filtro por espera: un nodo Code se queda con las filas pedidas hace X días que aún no han recibido el máximo de avisos.
Aviso con IA: un nodo Basic LLM Chain escribe un correo cercano que lista lo que falta, facilita el enlace de subida y ofrece ayuda.
Borrador y registro: Gmail crea el borrador y Google Sheets anota la fase avisada en aviso_enviado.

Lo que necesitas

Una instancia de n8n (en la nube o instalada gratis en tu ordenador).
Google Sheets y Gmail conectados en n8n.
Una clave de API de OpenAI u otro proveedor de IA, con un límite mensual de gasto configurado en su panel.
Una hoja «Documentación pendiente» con estas columnas: cliente, email, expediente, documentos_faltantes (lista separada por comas o saltos de línea), fecha_solicitud (AAAA-MM-DD), enlace_subida (opcional), notas y aviso_enviado (vacía o 1 / 2).

Puedes rellenar la hoja a mano cuando abras un expediente o con otro flujo de n8n que escriba ahí las solicitudes. Esta guía asume que las filas ya están en Sheets.

Paso 1: prepara la hoja de documentación pendiente

Mantén fecha_solicitud con el mismo formato de fecha y deja solo filas con papeles realmente pendientes (borra o archiva las ya completadas). En documentos_faltantes escribe de forma clara lo que falta («DNI ambas caras», «últimas 3 nóminas», «escritura de la vivienda»). En enlace_subida pon el enlace a tu carpeta Drive compartida, portal del cliente o formulario; si no tienes, déjalo vacío. En notas apunta preferencias útiles («prefiere WhatsApp», «viaja hasta el viernes», «ya envió el DNI por error a otro correo»).

Paso 2: disparador y lectura

Añade un Schedule Trigger diario a las 9:30 (revisa que la zona horaria del flujo, en Settings, sea Europe/Madrid). Conéctalo a Google Sheets → Get Row(s) apuntando a tu hoja «Documentación pendiente».

Paso 3: filtra los expedientes pendientes de aviso

Añade un nodo Code (modo Run Once for All Items) con este código:

const hoy = new Date(); hoy.setHours(0, 0, 0, 0);
const salida = [];
for (const i of $input.all()) {
  const c = i.json;
  if (!c.email || !c.fecha_solicitud || !c.documentos_faltantes) continue;
  const dias = Math.round((hoy - new Date(c.fecha_solicitud)) / 86400000);
  if (dias < 2 || dias > 45) continue; // espera 2 días; ignora > 45
  const ya = Number(c.aviso_enviado || 0);
  let fase = null;
  if (ya < 1 && dias >= 2) fase = 1;           // primer aviso a los 2+ días
  else if (ya === 1 && dias >= 7) fase = 2;    // segundo aviso a los 7+ días
  if (!fase || fase > 2) continue;
  salida.push({ json: { ...c, dias, fase } });
}
return salida;

Así cada expediente recibe como máximo dos avisos. Si no hay nada pendiente, el flujo termina sin gastar IA.

Paso 4: redacta el aviso con IA

Añade un Basic LLM Chain con un modelo pequeño y barato (por ejemplo, gpt-4o-mini) y este prompt:

Eres quien gestiona expedientes de [NOMBRE DEL NEGOCIO]. Escribe un correo breve para
{{ $json.cliente }} recordándole que en el expediente «{{ $json.expediente }}»
solicitado el {{ $json.fecha_solicitud }} (hace {{ $json.dias }} días) aún faltan estos documentos:
{{ $json.documentos_faltantes }}
Enlace de subida (si existe, inclúyelo; si está vacío, no inventes uno): {{ $json.enlace_subida }}
Notas: {{ $json.notas }}
- Tono cercano y profesional, en español, máximo 7 frases.
- Lista con claridad lo que falta; no culpes ni apresures de más.
- Si hay enlace_subida, invita a subir los archivos ahí; si no, pide responder a este correo adjuntando lo pendiente.
- No inventes plazos legales, multas ni documentos que no estén en documentos_faltantes.
Devuelve solo el cuerpo del correo.

Los datos salen de tu hoja; la IA solo pone el tono. Si ya tienes un portal que manda el primer email automático, usa este flujo solo para el segundo aviso educado.

Paso 5: crea el borrador y marca el aviso

Conecta un nodo Gmail → Create Draft con el destinatario {{ $('Code').item.json.email }}, el asunto Documentación pendiente: {{ $('Code').item.json.expediente }} y el texto de la IA en el cuerpo. Usar borradores te deja revisar antes de enviar, igual que en avisos de documento pendiente de firma o recordatorios de facturas impagadas.

Después, un nodo Google Sheets → Update Row que busque por email + fecha_solicitud y escriba la fase en aviso_enviado.

Cuando tengas confianza en los textos, puedes cambiar Create Draft por Send.

Cómo probarlo

Crea una fila de prueba con tu propio correo y un fecha_solicitud de hace 3 días, con aviso_enviado vacío y dos documentos en documentos_faltantes.
Ejecuta el flujo a mano y comprueba que aparece el borrador y que aviso_enviado pasa a 1.
Ejecútalo otra vez: no debe crearse ningún borrador nuevo.
Cambia fecha_solicitud a hace 8 días (dejando aviso_enviado en 1) y confirma que se prepara el segundo aviso.

Coste y buenas prácticas

Coste: cada aviso cuesta menos de una décima de céntimo en la API de IA. Pon un límite mensual de gasto en el panel del proveedor.
No seas pesado: como máximo ~2 avisos por expediente; si no responde, anótalo y pásalo a una llamada o visita presencial.
No inventes documentos: solo recuerda lo que está en documentos_faltantes.
Avisa de errores: activa un flujo de errores para enterarte si Gmail o la hoja fallan, como en gestión de errores en n8n.
Combínalo con avisos de documento pendiente de firma cuando el cliente ya te envió el PDF y falta la firma, y con bienvenida a clientes nuevos al abrir el expediente.

Empieza con plantillas listas para importar

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