Cómo avisar a tus clientes cuando tienen un documento pendiente de firma con n8n e IA

Has enviado el contrato, la propuesta o el alta al cliente… y sigue sin firmar. Pasan los días, tú no quieres ser pesado y, cuando te acuerdas, el acuerdo se ha enfriado o el cliente ya ha firmado con otro.

En esta guía vas a montar en n8n un flujo que cada mañana revisa un registro de documentos pendientes de firma en Google Sheets, detecta los que llevan demasiado tiempo esperando y redacta con IA un recordatorio educado en Gmail. Tú revisas el borrador y lo envías.

Esto no es lo mismo que un aviso de renovación de contratos: ahí el contrato ya está firmado y se acerca el vencimiento; aquí el documento aún no se ha firmado y quieres que el cliente lo complete sin sonar a cobrador.

Qué vas a construir

Un flujo de cinco pasos que funciona solo todos los días:

Disparador diario: un nodo Schedule Trigger se ejecuta a las 9:25.
Lectura de documentos: el nodo Google Sheets lee tu hoja «Firmas pendientes».
Filtro por espera: un nodo Code se queda con los documentos enviados hace X días que aún no han recibido el máximo de avisos.
Aviso con IA: un nodo Basic LLM Chain escribe un correo cercano que recuerda el documento, facilita el enlace de firma y ofrece ayuda.
Borrador y registro: Gmail crea el borrador y Google Sheets anota la fase avisada en aviso_enviado.

Lo que necesitas

Una instancia de n8n (en la nube o instalada gratis en tu ordenador).
Google Sheets y Gmail conectados en n8n.
Una clave de API de OpenAI u otro proveedor de IA, con un límite mensual de gasto configurado en su panel.
Una hoja «Firmas pendientes» con estas columnas: cliente, email, documento, fecha_envio (AAAA-MM-DD), enlace_firma (opcional), notas y aviso_enviado (vacía o 1 / 2).

Puedes rellenar la hoja a mano cuando envíes un DocuSign, HelloSign, Adobe Sign o un PDF por correo, o con otro flujo de n8n que escriba ahí los envíos. Esta guía asume que las filas ya están en Sheets.

Paso 1: prepara la hoja de firmas pendientes

Lo importante es que fecha_envio tenga siempre el mismo formato de fecha y que solo dejes filas con documentos realmente pendientes (no los ya firmados ni cancelados). En enlace_firma pon el enlace de firma electrónica o el PDF si lo tienes; si no, déjalo vacío y el prompt no lo inventará. En notas apunta preferencias útiles («prefiere WhatsApp», «revisa con su abogado», «firmar antes del viernes»).

Paso 2: disparador y lectura

Añade un Schedule Trigger diario a las 9:25 (revisa que la zona horaria del flujo, en Settings, sea Europe/Madrid). Conéctalo a Google Sheets → Get Row(s) apuntando a tu hoja «Firmas pendientes».

Paso 3: filtra los documentos pendientes de aviso

Añade un nodo Code (modo Run Once for All Items) con este código:

const hoy = new Date(); hoy.setHours(0, 0, 0, 0);
const salida = [];
for (const i of $input.all()) {
  const c = i.json;
  if (!c.email || !c.fecha_envio) continue;
  const dias = Math.round((hoy - new Date(c.fecha_envio)) / 86400000);
  if (dias < 2 || dias > 30) continue; // espera al menos 2 días; ignora > 30
  const ya = Number(c.aviso_enviado || 0);
  let fase = null;
  if (ya < 1 && dias >= 2) fase = 1;           // primer aviso a los 2+ días
  else if (ya === 1 && dias >= 7) fase = 2;    // segundo aviso a los 7+ días
  if (!fase || fase > 2) continue;
  salida.push({ json: { ...c, dias, fase } });
}
return salida;

Así cada documento recibe como máximo dos avisos. Si no hay nada pendiente, el flujo termina sin gastar IA.

Paso 4: redacta el aviso con IA

Añade un Basic LLM Chain con un modelo pequeño y barato (por ejemplo, gpt-4o-mini) y este prompt:

Eres quien atiende a los clientes de [NOMBRE DEL NEGOCIO]. Escribe un correo breve para
{{ $json.cliente }} recordándole que el documento «{{ $json.documento }}»
enviado el {{ $json.fecha_envio }} (hace {{ $json.dias }} días) sigue pendiente de firma.
Enlace de firma (si existe, inclúyelo; si está vacío, no inventes uno): {{ $json.enlace_firma }}
Notas: {{ $json.notas }}
- Tono cercano y profesional, en español, máximo 6 frases.
- Recuerda el documento sin culpar ni presionar; ofrece ayuda si hay dudas.
- Si hay enlace_firma, invita a firmarlo con un clic; si no, pide responder a este correo.
- No inventes plazos legales, descuentos ni enlaces que no estén en los datos.
Devuelve solo el cuerpo del correo.

Los datos salen de tu hoja; la IA solo pone el tono. Si tu herramienta de firma ya manda el primer email automático, usa este flujo solo para el segundo aviso educado.

Paso 5: crea el borrador y marca el aviso

Conecta un nodo Gmail → Create Draft con el destinatario {{ $('Code').item.json.email }}, el asunto Pendiente de firma: {{ $('Code').item.json.documento }} y el texto de la IA en el cuerpo. Usar borradores te deja revisar antes de enviar, igual que en avisos de renovación de contratos o recordatorios de facturas impagadas.

Después, un nodo Google Sheets → Update Row que busque por email + fecha_envio y escriba la fase en aviso_enviado.

Cuando tengas confianza en los textos, puedes cambiar Create Draft por Send.

Cómo probarlo

Crea una fila de prueba con tu propio correo y un fecha_envio de hace 3 días, con aviso_enviado vacío.
Ejecuta el flujo a mano y comprueba que aparece el borrador y que aviso_enviado pasa a 1.
Ejecútalo otra vez: no debe crearse ningún borrador nuevo.
Cambia fecha_envio a hace 8 días (dejando aviso_enviado en 1) y confirma que se prepara el segundo aviso.

Coste y buenas prácticas

Coste: cada aviso cuesta menos de una décima de céntimo en la API de IA. Pon un límite mensual de gasto en el panel del proveedor.
No seas pesado: como máximo ~2 avisos por documento; si no responde, anótalo y pásalo a una llamada humana o a un seguimiento comercial.
No inventes enlaces de firma: si enlace_firma está vacío, el prompt pide responder al correo.
Avisa de errores: activa un flujo de errores para enterarte si Gmail o la hoja fallan, como en gestión de errores en n8n.
Combínalo con avisos de renovación de contratos cuando el documento firmado tenga fecha de vencimiento, y con seguimiento de presupuestos si la firma cierra una propuesta comercial.

Empieza con plantillas listas para importar

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