Cómo enviar recordatorios de facturas impagadas con n8n e IA (sin programar)

Perseguir facturas es de las tareas más incómodas de llevar un negocio. Nadie quiere escribir «oye, que no me has pagado», así que se va dejando, y cuando te das cuenta tienes varias facturas vencidas desde hace semanas.

En esta guía montarás en n8n un flujo que cada mañana revisa tu hoja de facturas en Google Sheets, detecta las que han vencido sin cobrarse, envía un recordatorio educado escrito por la IA (primero amable, luego más firme) y te avisa a ti cuando ya no conviene que lo haga una máquina. Tú solo marcas «pagada» cuando entra el dinero.

Si ya extraes los datos de tus facturas con IA, esa misma hoja te sirve de punto de partida. Y si haces seguimiento de presupuestos, este flujo es su pareja natural: uno persigue el «sí», el otro persigue el cobro.

Qué vas a construir

Un flujo de siete piezas:

Schedule Trigger: se ejecuta cada día laborable a primera hora.
Google Sheets (Get Rows): lee tus facturas.
Filter: se queda solo con las vencidas y sin pagar.
Edit Fields (Set): calcula los días de retraso y qué recordatorio toca.
Switch: primer aviso, segundo aviso o aviso para ti.
Basic LLM Chain + Gmail: la IA redacta el email y Gmail lo envía (o lo deja en borradores).
Google Sheets (Update Row): apunta cuántos recordatorios llevas y cuándo fue el último.

Paso 1: prepara la hoja de facturas

Crea (o adapta) una hoja de Google Sheets con una fila por factura y estas columnas:

numero: número de factura.
cliente y email: a quién se lo reclamas.
importe: el total, tal como figura en la factura.
vencimiento: fecha de vencimiento en formato AAAA-MM-DD.
estado: pendiente o pagada.
recordatorios: número de recordatorios enviados (empieza en 0).
ultimo_recordatorio: fecha del último envío (vacía al principio).

La regla de oro: la columna estado la cambias tú (o tu banco, si lo conectas más adelante). El flujo nunca marca nada como pagado por su cuenta.

Paso 2: arranca cada mañana

Añade un Schedule Trigger con una hora fija, por ejemplo de lunes a viernes a las 9:00. Así los recordatorios llegan en horario laboral, que suele dar mejor impresión que un email a medianoche.

Después, un nodo Google Sheets con la operación Get Rows sobre tu hoja de facturas.

Paso 3: quédate solo con las vencidas

Añade un Filter con dos condiciones:

estado no es igual a pagada.
vencimiento es anterior a hoy: {{ $now.toISODate() }}.

Todo lo que pase este filtro es una factura vencida y sin cobrar.

Paso 4: calcula el retraso y qué toca enviar

Añade un Edit Fields (Set) con dos campos:

dias_retraso: {{ Math.floor($now.diff(DateTime.fromISO($json.vencimiento), 'days').days) }}
dias_desde_ultimo: {{ $json.ultimo_recordatorio ? Math.floor($now.diff(DateTime.fromISO($json.ultimo_recordatorio), 'days').days) : 999 }}

Con eso decides el tramo. Una pauta sencilla (ajústala a tu forma de trabajar):

Primer aviso: recordatorios = 0 y al menos 1 día de retraso.
Segundo aviso: recordatorios = 1 y al menos 7 días desde el último.
Aviso para ti: recordatorios = 2 o más y al menos 7 días desde el último. Aquí ya no escribe la IA al cliente: te avisa a ti.

Paso 5: separa los tramos con un Switch

Añade un Switch con tres salidas usando las reglas de arriba. Lo que no cumpla ninguna (por ejemplo, un aviso enviado hace dos días) simplemente no sale por ninguna rama y se queda esperando a otro día.

Esto evita el error más típico: mandar el mismo recordatorio cada mañana al mismo cliente.

Paso 6: la IA escribe el recordatorio

En las ramas de primer y segundo aviso, añade un Basic LLM Chain con una instrucción como esta:

Eres [tu nombre], de [tu negocio]. Escribe un email breve en español para recordar una factura pendiente. Datos: cliente {{ $json.cliente }}, factura {{ $json.numero }}, importe {{ $json.importe }} €, vencida el {{ $json.vencimiento }} ({{ $json.dias_retraso }} días). Este es el recordatorio número {{ $json.recordatorios + 1 }}. Si es el primero, tono amable: da por hecho que se ha despistado y ofrece reenviar la factura. Si es el segundo, tono cordial pero claro: pide una fecha de pago. Incluye cómo pagar: [tu IBAN o enlace de pago]. No amenaces, no inventes recargos, intereses ni plazos legales. Máximo 120 palabras. Devuelve solo el cuerpo, sin asunto ni firma.

Luego un nodo Gmail:

Destinatario: {{ $('Edit Fields').item.json.email }}
Asunto: Recordatorio: factura {{ $('Edit Fields').item.json.numero }}
Cuerpo: el texto de la IA y tu firma.

Las primeras semanas, usa Create Draft en vez de Send. Revisas cada borrador en un minuto y, cuando el tono te convenza, pasas a envío automático.

La rama «aviso para ti»

Aquí no hace falta IA. Un nodo Telegram (o Slack, o un email a ti mismo) con algo como: «La factura {{ $json.numero }} de {{ $json.cliente }} ({{ $json.importe }} €) lleva {{ $json.dias_retraso }} días vencida y ya tiene 2 recordatorios. Toca llamar.» Si aún no tienes bot, la guía del bot de Telegram con n8n te explica cómo crearlo.

Una llamada tuya a tiempo suele funcionar mejor que un tercer email automático.

Paso 7: apunta lo enviado

Después de Gmail, añade Google Sheets con Update Row, buscando la fila por numero:

recordatorios: {{ $('Edit Fields').item.json.recordatorios + 1 }}
ultimo_recordatorio: {{ $now.toISODate() }}

En la rama de aviso para ti, haz lo mismo para que no te avise cada mañana; volverá a hacerlo a los 7 días si la factura sigue pendiente.

Pruébalo sin molestar a nadie

Crea dos facturas inventadas con tu propio email: una vencida ayer y otra vencida hace 10 días con recordatorios = 1.
Ejecuta el flujo a mano.
Comprueba los borradores en Gmail y que la hoja se ha actualizado.
Ejecútalo otra vez: no debería enviar nada nuevo. Si lo hace, revisa las condiciones del Switch.

Si un paso falla (permisos de Sheets, una fecha mal escrita), n8n marca el nodo exacto. Para que no te enteres tarde, añade un aviso de errores como el de esta guía de errores y reintentos.

Ideas para ir más allá

Aviso antes del vencimiento: una rama más que, 3 días antes, mande un «te recuerdo que vence el viernes». Mucha gente paga antes si se lo recuerdas a tiempo.
Marcar como pagada sola: si cobras con Stripe u otra pasarela que avise por webhook, otro flujo puede poner estado en pagada al recibir el pago.
Resumen semanal: un informe diario o semanal con IA con el total pendiente de cobro y quién debe qué.
Idioma del cliente: añade una columna idioma y pásala a la instrucción para escribir en inglés o catalán a quien corresponda.

Coste y límites

Coste: la IA escribe pocos emails cortos al día; el gasto suele ser pequeño. Sheets y Gmail van con tu cuenta de Google. Revisa los precios actuales de tu proveedor de IA y de n8n.
Tono: revisa los borradores al principio. Un recordatorio frío puede costarte un cliente; uno amable suele cobrar igual.
Legal: este flujo recuerda, no reclama. Para recargos, intereses de demora o reclamaciones formales, consulta con tu gestor o asesor; no le pidas a la IA que los invente.
Datos: la hoja tiene datos de clientes. Compártela solo con quien deba verla.

Empieza con plantillas listas

Si quieres ahorrarte la configuración base de n8n e IA, descarga gratis el agente de WhatsApp o mira el pack AgentKiosk: 8 agentes listos para importar, con la parte de IA ya configurada. Estos recordatorios de cobro los montas encima con los pasos de arriba.